New Work: So funktioniert eine hybride Zusammenarbeit
New Work zieht in Unternehmen seine Kreise. Über Nacht haben viele in den letzten Monaten gelernt, was es bedeutet, in virtuellen Teams zu arbeiten. Führungskräfte haben erste Erfahrungen im Führen auf Distanz gesammelt. Raum für Skepsis blieb kaum: Es musste schließlich irgendwie funktionieren. Die Corona-Pandemie hat vielerorts eine Modernisierung und Digitalisierung geschaffen, vor der man sich jahrelang gedrückt hat. Das Thema Home-Office ist präsenter denn je. Und plötzlich taucht noch ein anderes Thema auf: hybride Zusammenarbeit. Gemeint ist damit, wenn ein Team zum Teil im Büro und zum Teil im Home-Office arbeitet.
Hybride Teams werden in Zukunft eine wesentliche Rolle in der Arbeitswelt einnehmen. Doch neben Vorteilen wie verkleinerten Büroflächen und gesteigerter Produktivität bringen sie auch einige Herausforderungen mit sich. Wie führt man ein hybrides Team? Wie kann eine Zusammenarbeit aussehen? Die vier wesentlichen Faktoren für eine gute Zusammenarbeit in hybriden Teams wollen wir in diesem Beitrag beleuchten.
1. Technik
Die meisten Firmen haben inzwischen technische Voraussetzungen für die Arbeit im Home-Office geschaffen. Bei hybrider Zusammenarbeit braucht es vielleicht noch das ein oder andere Tool on top. Eine Arbeit und auch Zusammenarbeit sollte den Mitarbeitern möglich sein, egal, von wo aus sie gerade arbeiten. Cloud-Lösungen sind gefragt, ebenso wie gute Videokonferenz-Tools.
Was jedoch bei der Arbeit in hybriden Teams nicht so leicht möglich ist, ist, dem Kollegen mal eben etwas über den Schreibtisch zuzurufen. Oder schnell zur Kollegin ins Nebenbüro zu gehen, um mit ihr noch ein paar Fragen zu klären. Erfolgreiche hybride Teams arbeiten deshalb mit Messenger- und Chatprogrammen. Sie fangen solche Situationen digital auf und halten Wege kurz. Für die Arbeit innerhalb einer Abteilung oder eines Projekts bieten sich Projektmanagement-Tools an. Den Kollegen problemlos Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen und auf einen Blick den aktuellen Stand erfassen: Das ist mit solchen Tools gar kein Problem. Es spart zusätzlich Zeit, Meetings und Telefonate, weil alle Beteiligte mit Hilfe solcher Tools über den gleichen Wissensstand verfügen.
2. Hybride Meetings
Meetings in hybriden Teams können schnell zur Herausforderung werden: ein Teil der Kollegen sitzt zusammen im Meetingraum, andere sind von zu Hause aus zugeschaltet. Es besteht die Gefahr, dass solche Meetings an Effizienz verlieren oder sich die Kollegen, die im Home-Office arbeiten, nicht so stark einbringen wie die vor Ort. Physische Kommunikation zwischen Menschen ist nachweislich effektiver als virtuelle, weil Mimik, Gestik und Körpersprache miteinbezogen werden. Allein schon deshalb sollten Meetings in hybriden Teams immer mit aktivierter Webcam stattfinden. Damit die Mitarbeiter zu Hause den Eindruck haben, fester Teil des Teams zu sein, kann im Meetingraum eine 360-Grad-Kamera installiert werden: Diese fokussiert immer direkt auf denjenigen, der gerade spricht.
Wichtig ist zudem, dass Meetings nicht nur des Meetings willen abgehalten werden, sondern für jedes Meeting ein Ziel definiert ist. Für einen roten Faden sorgt eine vorab festgelegte Agenda und ein bestimmter Zeitrahmen, der nicht überschritten werden darf. Es bestätigt sich immer wieder: Meetings, die kurz gehalten werden, sind effektiver. Der Moderator, der durch die Agenda führt, sollte nicht nur seinen Blick im Meetingraum schweifen lassen, sondern auch die Kollegen im Home-Office im Augenwinkel haben und sie regelmäßig mit einbeziehen.
3. Informationsfluss
Kommunikation ist das A und O. In hybriden Teams kommt ihr eine noch größere Bedeutung zu als in rein virtuellen oder reinen Vor-Ort-Teams. Denn machen wir uns nichts vor: Sobald ein paar Mitarbeiter im Büro arbeiten, nutzen wir den kurzen Dienstweg. Doch von dem ist ein Teil des Teams ausgenommen, nämlich der, der gerade im Home-Office arbeitet. Doch wie kann der Informationsfluss funktionieren, so dass alle Informationen bei allen ankommen?
Hybride Teams setzen gerne auf ein tägliches Kurzmeeting von maximal 15 Minuten, in dem wichtige Themen besprochen und Status-Updates gegeben werden. Auch Protokolle bieten sich an, die zentral in der Cloud abgelegt werden und in die jedes Team-Mitglied Einblick hat. Für einen guten Informationsfluss können Führungskräfte auch Erreichbarkeitsregeln aufstellen oder digitale Events wie eine wöchentliche geteilte Kaffeepause ansetzen.
4. Sozialer Austausch und Teambuilding
Die einen schnacken mal eben in der Teeküche, die anderen im Home-Office sind außen vor. Diese sind dafür nicht ständig den kontrollierenden Blicken des Chefs ausgesetzt, vor denen sich die Kollegen im Büro nur schwer schützen können. Hybride Strukturen neigen dazu, einen Keil zwischen das Team zu treiben. Umso wichtiger ist, es, dass Führungskräfte rechtzeitig reagieren und Sozialkontakte innerhalb des hybriden Teams zu ermöglichen. Denn der Plausch mit den Kollegen ist wichtig. Die Kollegen im Home-Office mit entsprechenden teambildenden Maßnahmen abzuholen auch. Schließlich arbeiten nicht alle Mitarbeiter gern im Home-Office. Manche fühlen sich dort isoliert und alleingelassen.
Damit der Teamgeist nicht unter den hybriden Strukturen leidet, sollten Führungskräfte aktiv werden: Was hat bisher gut funktioniert? War es der Austausch in der Mittagspause? Oder vielleicht ein regelmäßiges Breakfast-Meeting? Oder gar ein Afterwork? Behalten Sie einfach das bei, was funktioniert und passen Sie es der Lage an, so dass keiner ausgeschlossen wird. In manchen hybriden Teams haben sich sogar gemeinsame Online-Spiele oder eine virtuelle Pizzeria bewährt, um den sozialen Austausch und den Teamgeist zu fördern.
Wie kann die Zusammenarbeit in hybriden Teams also funktionieren? Zusammengefasst bedeutet das, die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen und für reibungslose Kommunikationsabläufe zu sorgen. Eine ganz wichtige Rolle spielt die Firmenkultur: Das Unternehmen und die Führungskräfte dürfen keinen Unterschied zwischen den Mitarbeitern machen – unabhängig davon, von wo aus sie gerade arbeiten.
