Bewerber:innen Absagen erteilen – aber richtig

5 Tipps, worauf Sie beim Absageschreiben achten sollten

Eins vorweg: Niemand überbringt gerne negative Nachrichten. Selbst Personalern fällt es schwer, Bewerbern eine Absage zu erteilen. Nicht wenige lassen deshalb das Absageschreiben unter den Tisch fallen oder wählen ein unpersönliches, rechtlich unverfängliches Standardschreiben, das vom Adressaten allerdings gerne falsch interpretiert wird. Dabei sind die Erwartungen von Job-Bewerbern an eine Absage gar nicht so hoch. 

Umfragen zufolge wünschen sie sich

• eine personalisierte Absage, die ihnen eine angemessene Wertschätzung entgegenbringt
• eine zeitnahe Rückmeldung mit der Nennung eines konkreten Ansprechpartners bei weiteren Fragen
• keine Ausreden oder lange Formulierungen, sondern nachvollziehbare Gründe und eine Kommunikation auf Augenhöhe
• eine Aussage darüber, ob man sich in Zukunft wieder im Unternehmen bewerben kann oder man generell unerwünscht ist

Ein Absageschreiben ist für Unternehmen arbeitsrechtlich betrachtet keine Pflicht. Es erfordert jedoch der Anstand und Respekt, Bewerber zu informieren, wenn eine Entscheidung sowohl für als auch gegen sie gefallen ist. Zumal es für das Arbeitgeberimage alles andere als förderlich ist, auf diese zu verzichten. Gerade in Zeiten von Arbeitgeber-Bewertungsportalen wie kununu.de sollten Unternehmen sich umso mehr ins Zeug legen, ihre Marke positiv nach außen zu tragen – auch wenn das Aufsetzen von Absageschreiben nicht besonders angenehm ist. 

Worauf ist beim Absageschreiben zu achten? 

Standardabsagen beeinträchtigen nachhaltig die Beziehung zum Bewerber: Wer von einem Unternehmen jemals eine 0815-Absage erhalten hat, wird sich dort kein zweites Mal bewerben. Zeitdruck, Gleichgültigkeit oder rechtliche Gründe sind also kein Argument, um ein Absageschreiben mit Floskeln und Phrasen zu füllen, die weder jemand lesen will noch dem Ruf des Unternehmens gut tun. Wir verraten Ihnen 5 Dinge, die Sie beim Absageschreiben beachten sollten, wenn Sie in Erinnerung bleiben wollen.

1. Ehrliche und höfliche Formulierung

Persönliche und wertschätzende Worte in der Absage hinterlassen einen positiven Eindruck. Bleiben Sie bei Ihren Formulierungen höflich, aber direkt. Es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Worten Ihre Anteilnahme vermitteln. Wichtig ist deshalb, sich eingangs für die Bewerbung sowie die Zeit und Mühe zu bedanken, die der Kandidat in den Bewerbungsprozess gesteckt hat. Ihre Worte sollten den Bewerber auch nicht gleich in eine Krise stürzen: Eine Absage wiegt schwer genug, da müssen Sie mit Ihrer Formulierung nicht noch zusätzlich Salz in die Wunde streuen.

Beispiel
“Vielen Dank für Ihre Bewerbung, mit der Sie uns stark beeindruckt haben. Bei einer der für die Stelle relevanten Qualifikationen bringt jedoch ein anderer Bewerber einschlägigere Erfahrungen mit, weshalb wir uns für ihn entschieden haben. Wir bedauern, dass wir Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt keine bessere Nachricht überbringen können. Man sieht sich aber immer zweimal im Leben – und darauf freuen wir uns schon jetzt.”

2. Besonderes hervorheben

Voraussetzung dafür ist, dass es etwas zum Hervorheben gibt. Hat sich der Bewerber bei seiner Bewerbung nicht angestrengt, müssen Sie nicht das Besondere suchen – da werden Sie vermutlich eh nicht fündig. War allerdings der Kandidat in der engeren Auswahl oder ist mit seiner kreativen Bewerbung besonders ins Auge gestochen, dann teilen Sie ihm das auch mit. Es zeigt ihm, dass er auf einem guten Weg ist und es nicht an ihm oder seinen Bewerbungsunterlagen lag, dass es diesmal mit der Stelle nicht geklappt hat.

Beispiel
“Mit Ihrer Bewerbung haben Sie bei uns einen äußerst positiven Eindruck hinterlassen. Wir waren sehr angetan von Ihren Qualifikationen und hatten Sie in unserer engeren Auswahl. Dennoch haben wir uns für einen Mitbewerber entschieden, dessen Profil noch besser zur ausgeschriebenen Stelle passt.”

“Ein großes Kompliment! Uns erreichen viele Bewerbungen, aber Ihre ist aus der Masse äußerst positiv hervorgestochen. Wir haben Sie gerne gelesen. Behalten Sie sich diese Form bei, dann klappt es bestimmt bald mit einer Stelle.” 

3. Begründung – kein Muss, aber gewünscht

Eine Begründung ist in einem Absageschreiben kein Muss. Sie wird jedoch einerseits erwartet und führt andererseits zu mehr Nachvollziehbarkeit der Absage. Wichtig bei der Begründung ist ihr Wahrheitsgehalt: Oft werden Gründe nämlich nur vorgeschoben, was hinsichtlich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (besser bekannt als Antidiskriminierungsgesetz) gefährlich werden kann: Bewerber haben nämlich das Recht auf einen Nachweis, dass der eingestellte Kandidat tatsächlich besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

Beispiel
“Am Ende war es eine explizit für diese Stelle relevante Erfahrung, die uns einen anderen Kandidaten als den passenderen scheinen ließ.”

4. Verbindlichkeit schaffen

Wichtig bei einem Absageschreiben ist, einen Ansprechpartner für Rückfragen anzugeben und Bereitschaft zu zeigen, weiterhin mit dem Bewerber in Kontakt treten zu wollen. Sie können auch anbieten, ihn in Ihrem Talentpool mit aufzunehmen, für den Fall, dass eine Stelle vakant wird, die zu seinem Profil passt.

Beispiel
“Für ein ausführliches Feedback zur Ihrer Bewerbung können Sie sich gern bei uns melden. Wir stehen jederzeit für ein Gespräch bereit.”

“Lassen Sie uns in Kontakt bleiben. Auch wenn es diesmal nicht geklappt hat, gibt es bei uns immer mal wieder Stellen, die zu Ihrem Profil passen. Gerne nehmen wir Sie in unseren Talentpool mit auf.”

5. Etwas Motivation am Ende

Lassen Sie nie aus den Augen, dass sich hinter einer Bewerbung immer ein Mensch mit Gefühlen, Erwartungen, Hoffnungen, Zweifeln und Ängsten verbirgt. Es macht daher Sinn, sich bei einer Absage immer in den Adressaten hineinzuversetzen. Eine Absage ist nie willkommen. Umso besser ist es, wenn Sie den Bewerber am Ende Ihres Schreibens ermutigen und ihn motivieren, damit er nicht den Kopf in den Sand steckt. 

Beispiel
“Wir sind uns sicher, dass Sie mit Ihrem Profil bald einen anderen Arbeitgeber von sich überzeugen werden. Wir drücken Ihnen die Daumen und wünschen Ihnen auf Ihrem weiteren Berufsweg alles Gute.”

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