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7 Tipps für hybride Meetings

7 Tipps für hybride Meetings

Wenn Präsenzbetrieb und Home-Office aufeinandertreffen

Lange Zeit dominierte der Begriff “Hybrid” lediglich die Automobilbranche. Im Zuge der Corona-Pandemie wird die Begrifflichkeit allerdings auch andernorts populär: Unternehmen arbeiten inzwischen mit hybriden Teams. Führungskräfte halten hybride Meetings. Weiterbildungsanbieter geben hybride Seminare. Hybrid baut kurzum Brücken: zwischen Menschen, die präsent vor Ort sind, und Menschen, die digital zugeschaltet sind. Zu Hybrid-Formaten entwickelt sich derzeit ein Trend, der nachhaltig sein wird. Ein Arbeiten wie vor Corona wird es in vielen Firmen nicht mehr geben. Stattdessen werden die Vorteile zwischen der Arbeit im Home-Office und der Präsenzarbeit kombiniert und genutzt – auch im Sinne der Arbeitnehmer. Doch die Gestaltung hybrider Meetings stellt viele derzeit noch vor Herausforderungen – wurden Besprechungen in den letzten Monaten vorwiegend rein digital gehalten. Damit die Umstellung auf Hybrid leichter von der Hand geht, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Technik: Auf die Ausstattung kommt es an

Es muss für hybride Meetings nicht das komplexeste Videokonferenzsystem sein. Um ein bisschen Technik kommt man trotzdem nicht herum. Neben der Ausstattung aller mit Laptops braucht es im Besprechungsraum einen Beamer inklusive Leinwand, ein Tischmikrofon sowie Lautsprecher. Die Mitarbeiter im Home-Office benötigen neben einem Rechner mit Webcam im besten Fall externe Lautsprecher und ein externes Mikrofon. Ein Headset ist empfehlenswert. Zudem sollte das Unternehmen auf eine Videokonferenz-Software zugreifen können.

2. Virtueller Meetingraum: Rechtzeitig die Pforten öffnen

Im Konferenzraum im Büro stehen die Türen meist eine Weile vor dem Meeting offen, so dass jeder selbst entscheiden kann, wann er eintrudelt, ob er sich noch eben einen Kaffee holt oder kurz mit dem ein oder anderen Kollegen schnackt. Um diese Möglichkeit auch den Mitarbeitern im Home-Office zu ermöglichen, sollte der virtuelle Meetingraum schon eine Viertelstunde vor Meetingbeginn geöffnet werden. So steht es den Kollegen zu Hause frei, ob sie ebenfalls ein paar Minuten früher dazu kommen, sozialen Austausch betreiben oder etwas fachsimpeln wollen. Außerdem entgeht ihnen so weniger und sie bleiben Teil des Teams.

3. Struktur: Agenda und Präsentation

Gerade für die Meeting-Teilnehmer im Home-Office ist es nicht immer so leicht, die Orientierung im Meeting zu behalten. Umso mehr kommt es bei hybriden Besprechungen auf Struktur an. Eine Agenda hilft, einen Überblick zu verschaffen. Eine Powerpoint-Präsentation oder das Whiteboard im Konferenzraum können zudem immer mal wieder eingeblendet werden, um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

4. Rollenverteilung: Moderation, Technik, Buddys

Selbst wer sonst den Überblick behält und alles gut im Griff hat: In hybriden Meetings werden wir alle vor Herausforderungen gestellt. Deswegen macht es Sinn, Rollen im Team zu verteilen und zu kommunizieren. Die Führungskraft übernimmt die Moderation und führt durch die Agenda, ein Mitarbeiter widmet sich der Technik und den damit einhergehenden Problemen und jeder Mitarbeiter im Meetingraum ist der Buddy für einen Kollegen im Home-Office. So kann er vor Ort interagieren, wenn sich sein virtueller Buddy bemerkbar machen will. Durch diese Rollenverteilung bleibt nichts und niemand auf der Strecke.

5. Zuhören: Jeden zu Wort kommen lassen

Gerade für die Mitarbeiter im Home-Office ist es in hybriden Meetings nicht so leicht, sich Gehör zu verschaffen. Anhand ihnen fehlender Mimik und Gestik der anderen können sie kaum merken, wann Gelegenheit besteht für Rückfragen oder Einwürfe, ohne anderen ins Wort zu fallen. Um zu vermeiden, dass die Kollegen vor Ort im Besprechungsraum noch präsenter sind, empfiehlt sich deshalb das Buddy-Programm aus dem obigen Punkt. Außerdem kann es sich der Moderator zur Aufgabe machen, regelmäßig nachzufragen, Meetingteilnehmer direkt anzusprechen und sie um ihre Einschätzung zu bitten. Alternativ können Verhaltensregeln für das hybride Meeting festgelegt werden, etwa: Wer etwas sagen möchte, muss – egal wo er arbeitet – die Hand heben. 

6. Auflockerung: Ein bisschen Spaß muss sein

Nach Monaten mit überwiegend digitalen Meetings wissen wir, wie schwer es ist, eine rein virtuelle Runde aufzulockern. Bei hybriden Meetings wird dieser Punkt nicht leichter, ohne die Kollegen zu Hause im Home-Office zu benachteiligen. Neben etwas Smalltalk am Beginn des Meetings lohnt es sich, hin und wieder mal ein kurzes YouTube-Video in die Besprechung zu streuen, das einen losen Bezug zum Thema hat. Dauert das Meeting länger, sollten kleine Pausen eingestreut werden, um zur Toilette zu gehen oder sich einen Kaffee zu machen. Kurze Bewegungseinheiten während des Meetings können zur Ermunterung beitragen und alle aktiv mit einbeziehen.

7. Feedback: Rückmeldungen erwünscht

Auf die Gefahr hin, dass es vielleicht nicht durchweg positiv ausfällt: Es ist wichtig, sich am Ende eines hybriden Meetings Feedback einzuholen, vor allem dann, wenn man dieses Format frisch etabliert. Ob Rückmeldungen unmittelbar gegeben werden, etwa durch Wortmeldungen, oder anders, hängt von der Feedbackkultur des Unternehmens ab. Das Feedback anhand von Smileys hat sich vielerorts inzwischen etabliert. Dabei halten alle Mitarbeiter, also auch die, die im Home-Office zugeschaltet sind, am Ende eine von drei möglichen Smileykärtchen hoch: ein lachendes, ein weinendes oder ein neutrales Smiley. Optional kann dann noch darüber gesprochen werden, weshalb dieses hybride Meeting, die jeweilige Bewertung erhalten hat und was künftig optimiert werden kann.


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