FAQ: Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Der gelbe Zettel gehört seit Januar 2023 der Vergangenheit an: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seither verpflichtend. Das Meldeverfahren zur eAU soll Arbeitnehmer:innen wie Arbeitgeber entlasten und den bürokratischen Aufwand schmälern.
Ab Tag vier ihrer Arbeitsunfähigkeit sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen – Arbeitgeber können jedoch bereits ab dem ersten Tag eine solche einfordern. Hat bislang der oder die Arbeitnehmer:in die Krankmeldung in Form des gelben Scheins an den Arbeitgeber übermittelt, so müssen nun mit der eAU die Arbeitgeber proaktiv die Daten bei den Krankenkassen abrufen, die diese elektronisch zur Verfügung stellen. Wie sieht das nun aber in der Praxis aus?
Schritt 1
Ist der oder die Arbeitnehmer:in aufgrund von Krankheit oder Unfall nicht in der Lage zu arbeiten, gibt er oder sie unverzüglich dem Arbeitgeber Bescheid. Die Meldepflicht bleibt auch mit Inkrafttreten der eAU bestehen.
Schritt 2
Der oder die Arbeitnehmer:in sucht eine:n Mediziner:in auf und lässt offiziell seine oder ihre Arbeitsunfähigkeit feststellen. Die Arztpraxis übermittelt die notwendigen Arbeitsunfähigkeitsdaten, die man bisher auf dem gelben Zettel fand, elektronisch an die jeweilige Krankenkasse des/der Beschäftigten. Dieses Verfahren haben die meisten Vertragsärzte und -ärztinnen bereits seit Januar 2022 durchgeführt. Die Daten umfassen:
- Name des/der Beschäftigten
- Beginn und voraussichtliches Ende der AU
- Datum der ärztlichen Feststellung der AU
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung
- Angaben, ob Anhaltspunkte vorliegen, dass die AU auf einen Arbeitsunfall, sonstigen Unfall oder Folgen eines Arbeitsunfalls oder Unfalls zurückzuführen ist.
Schritt 3
Der Arbeitgeber wendet sich an die Krankenkasse des/der erkrankten Mitarbeiters/Mitarbeiterin und ruft proaktiv die AU-Daten elektronisch ab. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf der Daten ist für Arbeitgeber allerdings nicht zulässig. Ebenso können die Daten nur individuell für jede:n Arbeitnehmer:in angefordert werden. Eine Sammelanforderung ist nicht möglich.
An dem Verfahren nehmen auch Krankenhäuser teil. Anders verhält es sich mit Privatärzten und -ärztinnen, Ärzten im Ausland, Reha-Einrichtungen sowie Psycho- und Physiotherapeuten. Übrigens: Ganz verschwinden wird der gelbe Zettel nicht. Arbeitnehmer:innen erhalten vorerst weiterhin als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel eine Ausfertigung für Versicherte in Papierform für ihre Unterlagen.
💡 FAQ zur eAU:
- Ab spätestens dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit ist die eAU verpflichtend. Was ist mit den Tagen davor?
Für diese wird auch weiterhin keine eAU benötigt. Wenn kein:e Mediziner:in eine AU feststellt, kann diese auch nicht übermittelt werden.
- Was ist, wenn der/die Beschäftigte vor Ende der AU wieder zur Arbeit kommt?
Das bisherige Verfahren bleibt bestehen: Die Krankenkasse muss darüber aktuell nicht informiert werden. Eine AU ist kein Beschäftigungsverbot. Deshalb reicht es, die vorzeitige Arbeitsaufnahme dem Arbeitgeber mitzuteilen.
- Wie verhält es sich bei Erkrankung und Betreuungsbedarf eines Kindes?
Hier bleibt das bisherige Verfahren weiter bestehen. Eine Erweiterung der eAU auch für Kind-Erkrankungen ist aktuell nicht möglich.
- Müssen Arbeitgeber oder Arbeitnehmer:innen die AU im Störfall beschaffen – also dann, wenn etwa die Daten elektronisch nicht übermittelt wurden?
Es gibt nach geltendem Entgeltfortzahlungsgesetz keine Verpflichtung der Beschäftigten zur Vorlage einer Bescheinigung bei einer abruffähigen Fehlzeit.
- Die Lohnabrechnungen werden in einer Steuerkanzlei oder einem Lohnbüro durchgeführt. Dürfen diese die eAU abrufen oder muss die Abfrage beim Arbeitgeber erfolgen?
Ja, auch Steuerkanzleien und Lohnbüros dürfen die Daten abrufen. Ein Abruf ist sowohl durch das Entgeltabrechnungsprogramm als auch über zertifizierte Zeiterfassungssysteme oder zertifizierte Ausfüllhilfen möglich. Es können auch Abrufe durch den Arbeitgeber und den beauftragten Dienstleister erfolgen.
- Wer hat außer der Krankenkasse und Arbeitgeber noch Zugang zu den sensiblen Daten?
Neben den Arbeitgebern sind auch die Umlagekassen am eAU-Verfahren beteiligt und können entsprechende Daten abrufen. Ab Januar 2024 soll auch die Bundesagentur für Arbeit befugt sein, entsprechende eAU-Daten abzurufen.
- Wie lange stehen die Daten bei der Krankenversicherung zum Abruf zur Verfügung?
Die Daten stehen innerhalb der Verjährungsfristen, also vier Jahre zum Jahresende, zur Verfügung.
