Zettelwirtschaft ade – in kleinen Schritten zum papierlosen Büro
Hier ein Post-it, da mal eine Brezel aus der Bäckertüte. Der Drucker spuckt gerade die zwölfseitige Präsentation von heute Morgen aus, während der Kollege bereits einen neuen Packen Kopierpapier aus dem Materialraum herbei schleift. Rund 250 Kilogramm Pappe, Papier und Karton werden in Deutschland pro Kopf verbraucht – und zwar jährlich. Macht einen Gesamtverbrauch von rund 20 Millionen Tonnen Papier allein in der Bundesrepublik pro Jahr. Über 40 Prozent gehen auf die Rechnung von grafischen Papieren, die zum Beschreiben, Kopieren und Bedrucken verwendet werden. Papiere, die Tag für Tag in Unmengen in Büros genutzt werden – oft unnötigerweise, wie ein abendlicher Blick in den Papierkorb unter dem Schreibtisch zeigt.
Immer mehr rückt der Begriff “papierloses Büro” ins Bewusstsein. Ein Weg, um gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: Er schont die Umwelt, spart Kosten ein, die für Papier, Druck, Porto und Archivierungsmöglichkeiten anfallen, frisst weniger Zeit, die für die Ablage und das Wiederauffinden von Dokumenten draufgeht, und schafft mehr Flexibilität. Denn mit einem digitalen Aktenschrank lässt sich bequem jederzeit allerorts auf die Firmendaten zugreifen. Das World Wide Web macht es möglich. Laut aktueller Studie “Büroarbeit digitalisieren!”, die das Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid im Auftrag des Softwareherstellers Sage erstellt hat, erachten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten “die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren” für sinnvoll – mehr als zwei Drittel halten es auch für machbar. Befragt wurden 400 Büroangestellte in Deutschland, 207 in Österreich und 201 in der Schweiz.
Zeitersparnis im Arbeitsalltag
Steht bei den Schweizern (38 Prozent) und bei den Österreichern (44 Prozent) der Umweltschutz als Motivation im Vordergrund, so sehen 34 Prozent der Deutschen die mit einem papierlosen Büro einhergehende Zeitersparnis im Arbeitsalltag als Hauptargument, das Office zu digitalisieren. Den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro kann jeder für sich selbst gehen. Muss diese Mail wirklich ausgedruckt werden? Mehr als 20 Prozent der befragten deutschen Büroangestellten gaben an, geschäftliche Unterlagen, die per E-Mail eintreffen, fast immer auszudrucken. Als Gründe, die gegen eine Digitalisierung sprechen, werden die Angst vor Datenverlust (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und -sicherheit (46 Prozent) angeführt.
Wurden in Österreich (65 Prozent) und in der Schweiz (61 Prozent) in den vergangenen Jahren konkrete Schritte unternommen, mehr Papier im Büro einzusparen, so hinken die Deutschen mit 56 Prozent hinterher. Woran das wohl liegt?! Laut Studie sehen 26 Prozent aller Befragten in Deutschland in mangelndem Interesse etwas zu ändern das Haupthindernis für die Eindämmung des Papierverbrauchs.
Dabei sind die Schritte hin zur papierfreien Zone im Büro gar nicht so schwer und viele auch mit wenig Aufwand umsetzbar. Was anstelle von Regalen und Schränken mit jeder Menge Ordnern angeschafft werden muss, ist ein digitaler, mobiler Aktenschrank: ein cloud-basiertes Dokumenten-Management-System (DMS). Damit fallen die nächsten Schritte ganz leicht.
Faxeingang digitalisieren
Ein elektronischer Faxeingang ist der erste Schritt in Richtung papierfreies Büro. Faxe landen mit moderner Telekommunikationstechnik im E-Mail-Postfach und können so zentral im Browser verwaltet werden. Spart Papier, den Gang zum Faxgerät und Kosten.
Elektronische Ausgangsbelege
Sie machen wohl in vielen Büros den Großteil an Papierbergen aus: Ausgangsbelege. Ob Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen: Fast alle Ausgangsbelege sind elektronisch gesetzeskonform und können bequem, zeit- und kostensparend via E-Mail versandt werden. Ein zentraler digitaler Aktenschrank und einem allen Mitarbeitern vertrauten Ablagesystem schafft weitere Vorteile: In der Krankheits- oder Urlaubszeit können Angelegenheiten personenunabhängig bearbeitet werden. Wichtig ist jedoch eine rechtskonforme Archivierung und eine Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen festhalten, wie Belege erfasst und gespeichert werden.
Eingangsbelege digitalisieren
In diesem Punkt herrscht ein Stück weit Abhängigkeit. Es ist allerdings das gute Recht eines Unternehmens, elektronische Eingangsbelege anzufragen. Ob der andere diesen Wunsch erfüllt, ist von seiner Kundenfreundlichkeit abhängig. Generell haben elektronische Eingangsbelege einen wesentlichen Vorteil: Durch die dadurch schneller mögliche Bearbeitung können Skonti und Preisnachlässe genutzt werden.
Digitale Urlaubsverwaltung
Gegen die Dokumentation von Urlaub in Papierform sind viele Unternehmen schon vorgegangen. Schließlich gibt es heutzutage einfach Tools, mit denen sich Urlaub und krankheitsbedingte Abwesenheiten gleichermaßen erfassen lassen wie die Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Der Vorteil für die Personalverantwortlichen: Sie haben mit einem Klick einen kompletten Überblick, können Überschneidungen mit anderen Mitarbeitern einsehen und somit auf Urlaubsanträge schneller reagieren: genehmigen oder ablehnen?
Akzeptanz schaffen
Der wohl schwierigste Schritt ist, das papierlose Büro in den Köpfen der Kollegen zu verankern. Von heute auf morgen das Büro zu digitalisieren, ist nicht möglich. Es ist ein Prozess, der damit beginnt, den Mitarbeitern die Vorzüge der Neuerung aufzuzeigen. Weniger Zeitverlust, mehr Mobilität – und das zugunsten der Umwelt. Da schaut man nach einem langen Tag doch gerne unter dem Schreibtisch in einen leeren Papierkorb.
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