Wie Sie Projektrisiken minimieren
“Business as usual” – das gilt nicht für die Projektarbeit. Jedes Projekt ist individuell. Keins gleicht dem anderen. Jedes ist anders. Und doch haben Projekte eins gemeinsam: Sie bergen ein gewisses Maß an Risiko. Das zu akzeptieren ist wichtig, wenn Sie in Projekten involviert sind. Es ist aber noch wichtiger zu wissen, wie sich Risiken minimieren lassen. Denn Projekte, bei denen Risiken gesteuert und kontrolliert werden, verlaufen meistens erfolgreicher.
Konkrete Schritte, um Risiken zu reduzieren, sind im Projektmanagement wesentlich. Eine der größten Herausforderungen liegt jedoch darin, die Risiken zu ermitteln. Manche Risiken lassen sich nicht im Voraus zu erkennen. Manche kommen hingegen in vielen Projekten vor. Einzelnen Team-Mitgliedern sind sie manchmal sogar bewusst. Sie werden jedoch nicht immer an den Projektleiter weitergegeben.
Ein effizienter Weg, um Projektrisiken zu minimieren, heißt deshalb: so viele Informationen wie möglich zusammentragen, um das Risiko zu identifizieren. Dazu lassen sich bewährte Methoden wie Brainstorming, Storyboarding oder die Befragung von Personen aus allen betroffenen Unternehmensbereichen einsetzen.
Sobald die erkennbaren Risiken erst einmal erfasst sind, können Sie sie besser minimieren oder vielleicht sogar verhindern. Wenn Ihnen das gelingt, haben unvorhersehbare Risiken am Ende einen geringeren Einfluss auf das Gesamtprojekt. Die vier wesentlichen Schritte zur Risikominimierung lauten: dokumentieren, priorisieren, vermeiden und reduzieren.
Dokumentation
Halten Sie jedes Risiko im Detail fest, inklusive der möglichen Auswirkungen sowie Maßnahmen und Verantwortungsbereiche zur Risikominderung. Halten Sie das Risikoprotokoll während des gesamten Projekts auf dem Laufenden.
Priorisierung
Bei der Priorisierung sollte die Wahrscheinlichkeit, mit der das Risiko eintritt, sowie dessen Auswirkungen auf den Zeitablauf und das Budget berücksichtigt werden. Klar, manche Risiken treten mit einer minimalen Wahrscheinlichkeit ein. Sie können sich allerdings gravierend auf das Budget, den Zeitplan oder sogar auf die Möglichkeit auswirken, das Projekt auch wirklich gut abzuschließen. Es ist wahrscheinlich, dass andere gängigere Probleme auftreten. Dann müssen Sie allerdings nur noch in den Notfallkoffer greifen, um das Problem zu lösen.
Vermeidung
Die Prioritätenliste mit allen bekannten Risiken muss allen Team-Mitgliedern, Stakeholdern und anderen am Projekt Beteiligten zur Verfügung stehen. Nur so können Sie Ihr Team dazu bringen, diese Risiken zu vermeiden. Sind dem Team die Risiken nicht bewusst, kann es sie auch nicht vermeiden. Fokussieren Sie sich auf die bekannten Risiken – die unbekannten lassen sich ohnehin kaum vermeiden.
Reduktion
Bevor Risiken auftreten, lohnt es sich, zu überlegen, welche Lösung für das Problem am besten geeignet ist, wenn es eintritt. Sie können für jedes Risiko einzeln entscheiden, ob sie eine Lösung gleich implementieren wollen, oder es einfach hinnehmen, dass ein Problem vorliegt, die Lösung jedoch auf später verschoben wird – je nach Schweregrad des Problems. Wenn das Problem behoben werden soll, stellen Sie sicher, dass die Lösung vollständig erarbeitet wurde. Sonst haben Sie am Ende nur Zeit verschwendet.
Ein effektives Risikomanagement gehört zur Aufgabe des Projektmanagers und trägt dazu bei, den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. Das Risikomanagement sollte jedoch nie eine so beschwerliche Aufgabe sein, dass die anderen Aspekte des Projektmanagements zu kurz kommen.
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