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Zum Quartalsende: Keine Angst vor Deadlines!

So kriegen Sie Ihre To-dos zeitlich in den Griff

Fristen, Abgabetermine oder andere zeitliche Vereinbarungen: Viele kennen die damit verbundenen Verpflichtungen, sich an bestimmte Vorgaben zu halten. Deadlines sind richtig und wichtig, damit bestimmte Prozesse reibungslos ab- bzw. weiterlaufen. Doch was tun, wenn der Termindruck zu groß wird?

Auftrag erhalten? – Durchatmen!

Sie haben Ihren Auftrag erhalten, die Lage sondiert und festgestellt, dass gut was zu tun ist? Atmen Sie tief durch! Danach wird sich das Chaos in Ihrem Kopf schon etwas gelegt haben. Nach dreimal tief Ein- und Ausatmen können Sie sich neu aufstellen. Die richtige Atmung hilft, sich zu fokussieren und auf sich zu besinnen. Auch die Konzentrationsfähigkeit steigt an.

In kleinen Schritten planen

Viele Projekte unterteilen sich in mehrere, kleine Etappen, die so ihre ganz eigenen Fristen haben, bis wann etwas fertig sein muss. Damit die Aufgabe nicht zur unüberwindbaren Hürde wird, lohnt es sich, kleine Zwischenziele einzubauen. Realistisch zu bewältigende Ziele verstärken den Erfolg, stetig voranzukommen. Dies hat den Effekt, dass Sie am Ball bleiben und Ihre To-dos nicht aufschieben.

Schreiben Sie sich eine To-do-Liste!

Wo wir auch beim Thema wären: Eine sinnvoll erstellte To-do-Liste wirkt Wunder. Wenn Sie Ihre Aufgabe strukturiert haben, geht es daran, den Plan in die Tat umzusetzen. Gehen Sie nach Priorität und erforderlichem “Werkzeug” vor: Was muss bis wann erledigt sein? Welches Equipment, Dokument oder Personal benötigen Sie dafür? Von welchen Kollegen brauchen Sie Unterstützung? Ist Ihr Vorhaben gut geplant, ist das die halbe Miete.

Eine Zeitmanagement-Methode ausprobieren

Wer Probleme mit Deadlines hat, sollte sein Zeitmanagement überdenken! Für all diejenigen, die gern mit Modellen arbeiten, die sich leicht einprägen lassen, haben wir die ALPEN-Methode herausgesucht: 

  • A – Aufgabe zusammenstellen
  • L – Länge und Dauer realistisch einschätzen
  • P – Puffer für Unvorhergesehenes einplanen, um flexibel reagieren zu können
  • E – Entscheidung über wichtig und unwichtig
  • N – Nachkontrolle am nächsten Tag einplanen

Der Tag danach

Haben Sie die Deadline eingehalten? Dann herzlichen Glückwunsch! Wenn es jedoch nicht funktioniert hat, keine Bange, daraus lassen sich Schlüsse ziehen für kommende Projekte! Lag es an der falschen Planung? Haben Ihnen Lieferketten oder die Druckerei einen Strich durch die Rechnung gemacht und zu spät geliefert? Haben Sie sich zu viel vorgenommen? Waren Pufferzeiten zu knapp bemessen? 

Deadlines sind manchmal Segen und Fluch zugleich. Doch mit den richtigen Tipps und Tricks lassen sich Projekte oder andere Vorhaben sinnvoll gliedern und planen. Damit beim nächsten Mal der Termindruck nicht Überhand nimmt!

Passend zum Thema: Schulungen im Bereich Projektmanagement.


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