So entkommen Sie einer unnötigen Besprechung
Jede:r kennt sie, jede:r hasst sie: diese Meetings, in denen man sich fragt “Was zum Teufel mache ich hier eigentlich?” Man sitzt drin und fühlt sich absolut fehl am Platz – entweder, weil die Inhalte mit der eigenen Position gar nichts zu tun haben, oder weil es gar keine wesentliche Agenda gibt und jede:r zu irgendetwas ein paar Worte einwirft, worüber dann kurz und ergebnislos diskutiert wird. Viele von uns leiden inzwischen unter Meetingitis. Da stellt sich die Frage: Muss man schlechten Meetings wirklich beiwohnen? Oder darf man diese auch verlassen?
Natürlich macht es nicht den besten Eindruck, in einem Meeting einfach aufzustehen und den Raum zu verlassen. Wer die Besprechung leitet, mag sich dadurch vor den Kopf gestoßen fühlen und dies als persönliche Kritik auffassen. Es gibt jedoch auch elegantere Wege, sich aus einem zeitfressenden Sinnlos-Meeting zu stehlen, oder diesem gar nicht erst beiwohnen zu müssen. Was man sich dabei immer vor Augen halten muss: Meetings sind wertvolle Arbeitszeit. In jeder Besprechung, in der wir sitzen, zu der wir aber nichts beisteuern können und die für uns nicht relevant ist, verschwenden wir Arbeitszeit. Das ist nicht wirtschaftlich und auch nicht im Sinne des Unternehmens.
Was also tun?
Oftmals lässt sich anhand der Einladung zu einem Meeting schon erkennen, ob und wie dieses strukturiert ist. Enthält die Tagesordnung Punkte, die Ihren Arbeitsbereich betreffen? Haben Sie Gelegenheit, selbst noch Themen für die Agenda beizusteuern, die für Sie wichtig sind? Ist außer dem obligatorischen “Sonstiges” keiner der TOPs für Sie von Interesse? In den drei Fällen wissen Sie, wie Sie zu reagieren haben: zu- oder absagen. Bei einer Absage lohnt es sich, noch eine kurze Begründung anzugeben, um keine Missverständnisse zu erzeugen.
Fehlt in der Einladung die Agenda, dann haken Sie am besten telefonisch bei dem/der Versendenden nach, worum es im Meeting gehen wird, welches Ziel damit verfolgt und was speziell von Ihnen erwartet wird. Auf der Grundlage können Sie entscheiden, ob Sie an dem Meeting teilnehmen oder nicht. Zugleich schafft dieses Gespräch Verständnis. Denn der/die Organisator:in hat sich womöglich gar keine Gedanken gemacht, ob Sie wirklich gebraucht werden.
Im Meeting – Und jetzt?
Ist das Kind in den Brunnen gefallen und Sie merken erst im Meeting, dass dieses für Sie irrelevant ist oder gar aus dem Ruder zu laufen droht, weil die Moderation der Besprechung unterirdisch ist oder Struktur und Plan fehlen, gibt es ein paar Rettungsansätze, die funktionieren können.
Selbst ein gut vorbereitetes Meeting hat einige Unbekannte: die Teilnehmenden. Je nachdem, wie diese ticken, können sie für den/die Leitende:n zur Herausforderung werden. Es gibt verschiedene Meeting-Typen, die anstrengend sind. Da haben wir zum einen die Schwafler:innen, die häufig viel reden ohne wirklich etwas zu sagen. Dann gibt es noch die Nörgler:innen, die einfach alle Ideen und Einwürfe der Kolleg:innen schlecht finden, aber keine konstruktiven Alternativvorschläge bringen. Und wir haben die Selbstdarsteller:innen, die glauben, ein Meeting sei ihre Bühne, um zu demonstrieren, wie viel und was sie so alles Tolles leisten.
Unnötigen Beiträgen Einhalt gebieten
Solche Beprechungsteilnehmende rauben einem Zeit und Nerven, tragen aber nicht wirklich zu relevantem Input bei. Bei einer guten Meeting-Leitung werden solche nichts zu Sache tuenden Beiträge erfolgreich eingedämmt. Fehlt es allerdings an der Führung in Meetings, liegt es an jedem/jeder einzelnen, unnötigen Beiträgen Einhalt zu gebieten.Mit “Entschuldigung, aber das tut jetzt gerade nichts zur Sache” oder “Mit Blick auf die Uhr würde ich vorschlagen, dass wir in der Tagesordnung fortfahren” können Sie höflich darauf hinweisen, dass hier gerade am Thema vorbeigeredet wird.
Nützt das nichts, haben Sie und auch andere vergeblich versucht, das Meeting wieder in die Bahn zu lenken, können Sie im Zweifel Ihr Diensthandy zücken, eine dringende Nachricht vortäuschen und gehen. Oder Sie stehen auf mit einem “Entschuldigen Sie mich, aber ich muss gleich in einen anderen Termin/noch dringend Aufgabe XY fertig machen” und verlassen den Raum. Das ist nicht schön und nicht immer ganz ehrlich. Doch in manchen Fällen sind solche Notlügen erlaubt. Wie weit Sie gehen können, hängt zum einen von der Meetingkultur in Ihrem Unternehmen ab und zum anderen auch davon, wer noch alles in der Besprechung dabei ist. Sitzt Ihre Führungskraft in der Nähe, können Sie sich auch leise mit ihr abstimmen, ob es okay ist, wenn Sie sich aus dem Staub machen. Leitet die Führungskraft jedoch das chaotische Meeting, sollten Sie lieber in den sauren Apfel beißen und bleiben.
Tabubruch mit wirtschaftlichen Vorteilen
Häufig wird es als Tabu empfunden, wenn ein:e Teilnehmende:r in einer Besprechung aufsteht und geht. Online-Meetings machen es einem da schon leichter. Denn im Zweifel schiebt man einfach eine schlechte Internetverbindung vor oder macht nebenher etwas anderes. Versinnbildlichen sich jedoch Unternehmen, welche wirtschaftlichen Einbußen mit überflüssigen oder unnötig in die Länge gezogenen Meetings einhergehen, ist der Tabubruch gar nicht so unwillkommen.
Ähnlich verhält es sich etwa, wenn irgendwann in einer Besprechung nur noch wild in Kleingruppen diskutiert wird, ohne dass die Leitung das unterbindet. Wenn keine konstruktiven Gespräche mehr zu einem Thema auf der Agenda stattfinden, ist es als Teilnehmende:r legitim, höflich, aber bestimmt einen Schlussstrich zu ziehen und sich zurück an die Arbeit zu machen. Mit einem “Ich sehe, ich kann hier nichts mehr dazu beitragen” können Sie den anderen den Rücken kehren und zum Arbeitsplatz zurückgehen. Zeit ist schließlich Geld. Und das ist in viele Aufgaben des täglichen Geschäfts oft besser investiert als in Meetings, in denen man fehl am Platz ist.
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