So werden Ihre Nachrichten gerne gelesen
Wie viele E-Mails haben Sie heute schon gelesen? Wie viele haben Sie heute schon versendet? Was glauben Sie, wie viele davon tatsächlich gelesen wurden? Im Wust der zahlreichen Nachrichten, die tagein tagaus in unserem Postfach eintrudeln, wägen wir genau ab, welche Nachrichten wir lesen wollen, weil sie für uns wichtig sein könnten und welche nicht. Damit Ihre E-Mails künftig weder ungelesen im Papierkorb landen noch tagelang im Postfach vor sich hindümpeln, haben wir 6 Dos und Don’ts für mehr Erfolg bei Ihren E-Mails.
Do’s
1. In der Kürze liegt die Würze
E-Mails sind kein Ersatz für seitenlange Briefe, geschweige denn Romane. Sie sollten übersichtlich, kurz und prägnant sein. Sind mehr als ein paar Sätze notwendig, sollte die Mail durch Absätze gegliedert sein. Das erleichtert den Lesefluss. Wenn der Empfänger Ihrer Nachricht zum Lesen nicht scrollen muss, gibt das übrigens Pluspunkte.
2. Knackiger Betreff
Das Erste, was wir von einer E-Mail neben dem Absender einsehen können, ist der Betreff. Die Betreffzeile ist entscheidend dafür, ob eine Mail gelesen wird oder nicht. Sie muss kurz und knackig formuliert sein und die Neugier des Empfängers wecken. Auf den Betreff zu verzichten, ist fatal.
3. Rechtschreibung beachten
Geschäftliche E-Mails mit Rechtschreibfehlern zu verschicken, ist ein Unding. Eine E-Mail ist keine WhatsApp-Nachricht. Lassen Sie die Rechtschreibprüfung über das Dokument laufen. Und achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung sowie Satzzeichen. Wer nur klein schreibt, kommt unhöflich rüber.
4. Mit Höflichkeit punkten
In Startup-Kreisen mag es vielleicht hip sein, Kollegen und Geschäftspartner zu duzen. Das ist jedoch keineswegs Standard. Wildfremde Menschen in E-Mails mit einem Du und einem coolen “Hi” anzusprechen, kann ganz schnell uncool werden. Es wirkt häufig nicht nur deplatziert, sondern auch unseriös. Gerade wenn man den anderen nicht kennt, kann bei einem Erstkontakt ein “Sehr geehrte/r Frau/Herr” nicht schaden.
5. Zur richtigen Zeit antworten
Wer zur E-Mail greift, erwartet in der Regel zeitnah eine Antwort. Was aber ist zeitnah? Die Faustregel lautet: Mindestens eine, maximal aber 24 Stunden bis zur ersten Antwort warten. Länger sollten Sie den Absender nicht warten lassen. Sofort zu reagieren weckt dagegen den Eindruck, als hätten Sie nur auf die Nachricht gewartet.
6. Die Signatur ist Ihre Visitenkarte
Zu einer dienstlichen E-Mail gehört automatisch eine Signatur. So kann der Empfänger auf einen Blick sehen, mit wem er es zu tun hat und wie er Sie telefonisch erreichen kann.
Don’ts
1. Abkürzungen vermeiden
MfG mag ein Hit von den Fantastischen Vier gewesen sein, doch für E-Mails bietet sich die Abkürzung genauso wenig an wie LG oder VG. Für private Nachrichten mag das noch funktionieren, für geschäftliche E-Mails sollten Sie sich allerdings die Zeit nehmen, um Grüße auszuschreiben.
2. BLOCKSCHRIFT? Nein, danke!
Wer Wörter nur in Großbuchstaben schreibt, provoziert. Er kommt automatisch als Schreihals rüber. Wollen Sie etwas in einer E-Mail hervorheben, dann verwenden Sie lieber Formatierungen wie fett gedruckt, kursiv oder eine andere Schriftfarbe.
3. Finger weg von Smileys
Im Privaten mögen Emojis Nachrichten vielleicht auflockern, im Dienstlichen aber nicht. Wenn Sie Ihren Mailing-Partner nicht persönlich kennen und einschätzen können, sollten Sie auf Smileys verzichten, wenn sie auch wirklich ernstgenommen werden wollen.
4. Anhänge nicht vergessen
Falsche Anhänge mit einer E-Mail zu verschicken ist genauso unangenehm wie angekündigte Anhänge zu vergessen. Schauen Sie lieber zwei Mal hin, ehe Sie eine Mail mit Anhang verschicken – und achten Sie darauf, dass der Anhang nicht das Postfach des Empfängers sprengt.
5. Hat das wirklich Priorität?
Priorität hoch – inzwischen räumen viele Menschen ihren Nachrichten dieses Attribut ein. Der Empfänger sieht allerdings rot, wenn er allzu viele Nachrichten mit dem roten Ausrufezeichen sieht. Verzichten Sie lieber darauf. Wäre Ihre Nachricht nicht wichtig, würden Sie sie kaum verschicken.
6. Lesebestätigung? Nur wenn’s sein muss
Die Dosis macht das Gift. Verwenden Sie eine Lesebestätigung nur dann, wenn es wirklich sein muss. Ansonsten fühlt sich der Empfänger schnell belästigt und hält Sie vielleicht für einen Kontrollfreak.
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