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Urlaubsvorbereitung im Büro

7 Tipps für einen entspannten Start in den Urlaub

Urlaub in Sicht? Reisepass auf Gültigkeit geprüft? Packliste schon geschrieben? Reiseapotheke gerichtet? Bestens gewappnet! Der Urlaub kann kommen! Wie sieht es aber bei der Arbeit aus? Urlaubsreif? Gebongt! Doch was machen da Ihre Vorbereitungen? Urlaubsvorbereitung muss nämlich nicht nur zu Hause vor der großen Reise sein, sondern auch im Büro. Mit unseren Tipps erfahren Sie, wie Sie gut organisiert und stressfrei in den Urlaub starten – ohne dass Sie die Arbeit gedanklich mit im Gepäck haben.

1. Planung muss sein

Urlaub ist für Arbeitnehmer ein Muss – nicht nur, weil es das Bundesurlaubsgesetz vorschreibt, sondern weil Erholungsphasen stressbedingten Krankheiten vorbeugen. Um präventiv gegen Vorurlaubsstress bei der Arbeit vorzugehen, lohnt es sich, die Urlaubsplanung frühzeitig in Angriff zu nehmen. In vielen Betrieben muss sie bereits zu Jahresbeginn erfolgen, damit ein Großteil der Wünsche aller Kollegen berücksichtigt und Konflikte durch Überschneidungen schon im Vorfeld eingedämmt werden können. Sobald Sie wissen, wann es für Sie in den Urlaub gehen soll: Beantragen Sie diesen umgehend! Berücksichtigen Sie bei der Planung gegebenenfalls Urlaubssperren oder Betriebsferien Ihres Arbeitgebers.

2. To-do-Liste für die Vorurlaubszeit

Welche Aufgaben müssen Sie unbedingt noch vor Ihrem Reiseantritt anpacken? Welche Projekte gilt es abzuschließen? Welche dienstlichen Termine müssen Sie auf jeden Fall noch wahrnehmen? Notieren Sie sich alles, was noch ansteht, und priorisieren Sie: Das Wichtigste kommt ganz oben auf die To-do-Liste, weniger Wichtiges nach unten. Arbeiten Sie die Liste der Reihe nach ab. Überlegen Sie sich zudem, welche Aufgaben nach dem Urlaub anstehen: Dadurch finden Sie leichter zurück in den Arbeitsalltag – der Erholungseffekt bleibt länger erhalten.

3. Wer übernimmt bloß die Vertretung?

In manchen Jobs ist diese Frage überflüssig: Da müssen Sie einfach vorarbeiten und nach dem Urlaub nacharbeiten, weil es keine zwei Leute gibt, die die gleichen Aufgaben machen. Bei vielen Jobs ist es jedoch möglich und auch sinnvoll, eine Vertretung einzurichten: Nicht alles kann zwei, drei Wochen unbearbeitet liegen bleiben. Klären Sie mit Ihren Kollegen, wer für Sie einspringt. Damit kein Chaos ausbricht, sollten Sie eine Übergabe machen: Welche Aufgaben fallen während Ihrer Abwesenheit an? Welche Prozesse sind wie zu erledigen? Wer sind bei Rückfragen Ihre Ansprechpartner? Dokumentieren Sie alles, damit sich Ihre Vertretung schnell einarbeiten kann. Sprechen Sie mit der Vertretung die Übergabe durch und klären Sie alle aufkommenden Fragen.

4. Keine Termine am letzten Arbeitstag

Stressfrei in den Urlaub starten – das ist die Devise. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub nicht von jemandem abhängig machen. Sprich: Legen Sie sich da keine Termine in den Kalender, die womöglich länger dauern oder nach hinten verschoben werden könnten. Sehen Sie zu, dass Sie bis dahin die wichtigsten Aufgaben abgearbeitet haben, so dass Sie am letzten Tag hauptsächlich noch Kleinigkeiten zu erledigen haben. Andernfalls droht die Gefahr, dass Sie mit etwas Wichtigem nicht fertig werden, bis in die Puppen am Schreibtisch sitzen und alles andere als stressfrei in den Urlaub starten. 

5. Ordnung ist das halbe Leben

Räumen Sie am letzten Tag Ihren Schreibtisch auf. Legen Sie Dinge ab, die aufbewahrt werden müssen. Werfen Sie weg, was unnötig ist. Lassen Sie kein Geschirr stehen. Indem Sie auf Ihrem Schreibtisch Ordnung schaffen, sorgen Sie auch für Ordnung in Ihrem Kopf: Beim Aufräumen werden Sie sehen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen oder übersehen haben. Das schafft ein gutes Gefühl zum Urlaubsstart – und bei Ihrer Rückkehr: Wenn Sie da einen chaotischen Schreibtisch vorfinden, würden Sie doch umso lieber gleich wieder umdrehen und gehen, oder?

6. Abwesenheit kommunizieren

Jetzt fehlt nur noch eins: Ihre Abwesenheit nach außen kommunizieren. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihr Postfach ein. Gönnen Sie sich darin ruhig einen Tag länger Urlaub. Warum? Nichts ist stressiger, als nach dem Urlaub zurückkommen und zwei Stunden später die ersten Anrufer am Telefon zu haben, die sich beschweren, weil Sie noch nicht auf ihre Mails geantwortet haben. Lieber die Leute einen Tag länger vertrösten. In der Zeit können Sie dann in Ruhe Ihre Nachrichten durchsehen und darauf reagieren. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihr Telefon auf einen Kollegen umzustellen oder den Anrufbeantworter zu aktivieren. Sie sind jetzt erstmal nicht erreichbar!

7. Urlaub ist Urlaub!

Nehmen Sie keine Arbeit mit in den Urlaub! Das schmälert den Erholungseffekt. Unterstehen Sie sich, im Urlaub Ihre dienstlichen Nachrichten zu checken, geschweige denn das Diensthandy mit auf die Reise zu nehmen. Urlaub ist Urlaub! Im Urlaub sind Sie für das Unternehmen nicht erreichbar – es sei denn, Sie gehören zur Führungsspitze. Ohne Sie wird der Laden schon nicht zusammenbrechen. Und wenn doch, wäre das ein klares Zeichen dafür, dass Sie dringend eine Beförderung verdient haben. Aber glauben Sie uns: Die Welt dreht sich auch ohne Sie weiter und nach Ihrer Rückkehr wird das meiste noch so sein wie zuvor. 

In diesem Sinne: Genießen Sie den Urlaub und kommen Sie entspannt zurück!

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