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Wie Vorgesetzte angemessen auf Kündigungen reagieren

Wie Vorgesetzte angemessen auf Kündigungen reagieren

Personalmanagement: Nehmen Sie es nicht persönlich!

Wenn Mitarbeiter:innen kündigen, ist das für Vorgesetzte häufig ein Schock. Vor allem langjährige gute Angestellte will kein Unternehmen verlieren. Umso tiefer sitzt der Schlag, wenn diese plötzlich ihre Kündigung aussprechen. Die Frage nach dem “Warum?” steht im Raum, häufig gepaart mit den Gedanken “Habe ich als Führungskraft versagt?” und “Wer soll jetzt die Aufgaben übernehmen?” Nicht wenige Chefinnen und Chefs verfallen dann in blinden Aktionismus, verhalten sich emotional und nehmen die Kündigung sogar persönlich. Das ist kein professionelles Führungsverhalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie stattdessen reagieren sollten.

Häufige Gründe, weshalb Mitarbeiter:innen kündigen

Gründe, ein Unternehmen zu verlassen, gibt es viele. In den seltensten Fällen haben sie jedoch etwas mit Ihnen zu tun. Erinnern Sie sich einfach mal daran, aus welchen Gründen Sie selbst schon mal ein Unternehmen gewechselt haben. Infrage kommen unter anderem:

  • Veränderungen im Privatleben (z.B. Umzug, Pflege eines Angehörigen, Familiennachwuchs)
  • finanzielle Gründe
  • fehlende berufliche Perspektive
  • unausgewogene Work-Life-Balance
  • attraktives Jobangebot
  • Wechsel in ein weniger krisenanfälliges Umfeld (z.B. während der Corona-Pandemie)
  • mangelnde Anerkennung und Wertschätzung
  • schlechtes Betriebsklima
  • Unstimmigkeiten mit der Führungskraft und/oder dem Team

Generell ist bei einer Kündigung keine Angabe von Gründen notwendig. Liefert der/die Mitarbeiter:in Ihnen diese trotzdem, ist dieses Verhalten äußerst kulant. So können Sie Rückschlüsse ziehen, welche Veränderungen im Unternehmen eventuell notwendig sind, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Wie am besten reagieren?

Reaktionen von Vorgesetzten auf eine Kündigung gleichen häufig einem Schock. Anstatt die Sache erst einmal sacken zu lassen und professionell sachlich zu reagieren, verfallen sie gerne in blinden Aktionismus. Dazu zählen etwa Versuche, den/die Mitarbeitende:n zum Bleiben zu überreden. Der Schuss geht nach hinten los. Ein solches Verhalten setzt den/die Mitarbeiter:in nur unter Druck – und bestärkt ihn/sie in seinem/ihrem Kündigungswunsch. 

Eine angemessene professionelle Reaktion von Seiten der Führungskraft ist wichtig, um dem Ruf des Unternehmens nicht zu schaden. Schließlich sieht man sich bekanntlich immer zwei Mal im Leben: Ein:e Mitarbeiter:in, der/die geht, heißt nicht automatisch, dass er/sie nicht wieder zurückkommt.

Erhalten Sie also eine Kündigung, heißt es im ersten Schritt:

  • Ruhe bewahren und sachlich bleiben
  • die Kündigung nicht persönlich nehmen
  • den/die Mitarbeiter:in nicht zum Bleiben überreden
  • sich zurückhaltend zeigen
  • bei Nennung des neuen Arbeitgebers: diesen nicht diskreditieren

Im nächsten Schritt können Sie 

  • sich mit dem/der Personaler:in zusammensetzen und überlegen, wie Sie nun verfahren wollen
  • ein zweites Kündigungsgespräch mit dem/der Mitarbeiter:in ansetzen, um mehr über die Gründe und Motive zu erfahren
  • ein Gegenangebot unterbreiten, um den/die Mitarbeiter:in zu halten, z.B. Weiterbildung, Home-Office

Gegenangebot: Ja oder nein?

Eins vorweg: Counteroffers, wie Gegenangebote genannt werden, sind selten erfolgreich. Schließlich hat der/die Mitarbeiter:in seinen/ihren Entschluss gefasst, häufig bereits einen neuen Arbeitsvertrag unterschrieben und sich all diese Entscheidungen reiflich überlegt.

Dennoch kann ein Gegenangebot die letzte Chance sein, um jemanden im Betrieb zu halten. Ehe Sie jedoch ein solches unterbreiten, wägen Sie zunächst einmal ab:

  • was passieren würde, wenn der/die Mitarbeitende das Unternehmen verlässt
  • welche Auswirkungen der Weggang auf laufende Projekte, Teamabläufe, etc. hätte
  • ob der- oder diejenige zeitnah ersetzt werden kann
  • welche Kosten bei einer Neueinstellung entstehen würden
  • ob Ihnen der/die aktuelle Mitarbeiter:in mehr wert ist
  • ob sich die Mehrkosten, die mit einem Gegenangebot einhergehen, lohnen.

Haben Sie sich das mit dem Gegenangebot gut überlegt, sollten Sie sich auf das Gespräch mit dem/der Mitarbeiter:in gut vorbereiten. Weil die Ausgangslage für Sie nicht besonders gut ist, müssen Sie sowohl fachlich als auch persönlich überzeugen. 

Egal, ob Sie dem/der Beschäftigten Home-Office, Aufstiegsmöglichkeiten, Weiterbildungen, einen Firmenwagen, mehr Unterstützung oder ein höheres Grundgehalt in Aussicht stellen: Machen Sie es konkret! Was wird sich ändern, wenn der/die Mitarbeitende bleibt? Halten Sie dies schriftlich fest. Das schafft Verbindlichkeit. 

Wird das Gegenangebot angenommen, kann das Arbeitsverhältnis fortgesetzt werden. Stimmt das Gegenangebot den/die Angestellte:n nicht um, sollten Sie eine Rückkehr ins Unternehmen nicht ausschließen.

Wenn es bei der Kündigung bleibt…

Ist an der Kündigung nicht zu rütteln, ist es wichtig, dass Sie zeitnah in Absprache mit dem/der Mitarbeiter:in die Belegschaft informieren. Denn nichts funktioniert so gut wie der Flurfunk. Um Gerüchten vorzubeugen, sollten Sie also schnell sein. Informieren Sie zeitnah das betroffene Team oder die Abteilung über den anstehenden Weggang. Liegt ein sachlicher Kündigungsgrund vor, können Sie diesen ebenfalls kommunizieren. Wichtig ist, dass Sie den/die Mitarbeiter:in nicht in ein schlechtes Licht rücken, bekannt geben, wann der letzte Arbeitstag sein wird und sicherstellen, dass Sie sich zeitnah um eine Nachfolge bemühen.

Nun beginnt der schwierige Schritt: Wer soll die Aufgaben in Zukunft übernehmen? Wird die Stelle neu besetzt und muss ausgeschrieben werden? Oder werden die Aufgaben umverteilt? Hier sollten Sie sich ein funktionierendes Konzept überlegen. Im besten Fall gelingt es Ihnen, eine Nachfolge zu rekrutieren, die vom/von der aktuellen Jobinhaber:in noch eingearbeitet wird. Ist dies nicht der Fall, muss eine vorübergehende Übergabe der Aufgaben an andere stattfinden. Die Betroffenen müssen zeitnah mit ins Boot geholt werden, um sich mit den Aufgaben vertraut machen und gegebenenfalls noch Fragen stellen zu können. Eine schriftlich dokumentierte Übergabe ist für alle Beteiligten von Vorteil.

Strategien, um das Risiko von Kündigungen zu reduzieren

Eine:n Mitarbeiter:in umzustimmen, der/die den Kündigungsentschluss gefasst hat, ist schwierig. Kündigungen zu verhindern, sogar unmöglich. Dennoch gibt es einige Strategien, die dazu beitragen, das Risiko von Kündigungen zu reduzieren und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Möglich sind etwa:

  • Regelmäßige Feedbackgespräche:

    Wer regelmäßig mit den Mitarbeitenden spricht, merkt frühzeitig, wenn einzelne Kolleginnen oder Kollegen unzufrieden sind, sich nicht gesehen fühlen oder sich beruflich weiterentwickeln möchten. Der Arbeitsplatz ist zwar kein Wunschkonzert, dennoch sollten Sie als Vorgesetzter die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Team-Mitglieder ernst nehmen und versuchen, Ihnen so weit wie möglich entgegenzukommen. Damit verhindern Sie Fluktuationen.

  • Mitarbeiterumfrage

    Sind Feedbackgespräche sehr persönlich und wird darin aus Angst vor möglichen Konsequenzen vielleicht nicht alles Heikle angesprochen, sind regelmäßige anonyme Mitarbeiterbefragungen ein gelungenes Tool, um zu sehen, ob und wo der Schuh drückt. Holen Sie anonymes Feedback ein, laden Sie dazu ein, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und nehmen Sie das Feedback der Umfragen ernst. 

  • Wertschätzung und Anerkennung

    Ein häufiger Grund, weshalb Mitarbeitende (innerlich) kündigen, ist die fehlende Wertschätzung und Anerkennung am Arbeitsplatz. Sie haben oft das Gefühl, sich für das Unternehmen buckelig zu machen, ohne dass das gesehen, geschweige denn honoriert wird. Ein wertschätzender Umgang der Führungskräfte mit den Mitarbeitenden kann den Unterschied machen. Geben Sie positives Feedback, wenn ein:e Mitarbeiter:in etwas besonders gut erledigt oder Zusatzaufgaben übernimmt. Über ein bisschen Anerkennung freut sich jede:r – auch in Form eines Bonus oder anderen geldwerten Vorteils.

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