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Zeitmanagement mit Outlook

In 7 Schritten zu einer leeren Inbox

In dieser Kurzanleitung lernen Sie, wie Sie Outlook zum Zeitmanagement nutzen können. In den folgenden 7 Schritten strukturieren Sie Ihre Tasks und leeren dabei Ihre Inbox.

Tipps von Mattias Säker

Zeitmanagement mit Outlook

   1. Lesen Sie Ihre E-Mails, wann es Ihnen am besten passt

Lesen Sie Ihre E-Mails, wann es Ihnen am besten passt und nicht, wenn Sie sie erhalten. Schaffen Sie sich eine Routine und legen Sie tägliche Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails lesen und bearbeiten. Zum Beispiel jeweils am Morgen, vor und nach der Mittagspause und kurz vor dem Feierabend.

   2. Stellen Sie die Benachrichtigungsfunktion ab

Stellen Sie die Sound- und Benachrichtigungsfunktion für neue E-Mails ab. Die Pop-ups und Benachrichtigungstöne lenken Sie ab und Sie verlieren den Fokus auf Ihre aktuelle Aufgabe. Angenommen Sie erhalten 60 E-Mails am Tag und brauchen durchschnittlich eine Minute, um eine E-Mail zu lesen und zu bearbeiten, dann ergibt das bereits eine Stunde Ihres Arbeitstages. Zu dieser Zeit addieren sich aber noch die Zeiten, die Sie jedes Mal durch die Ablenkung verlieren. Durch feste E-Mail-Lese-Rhythmen minimieren Sie diesen Zeitverlust.

   3. Erstellen Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Inbox

Erstellen Sie eine Ordnerstruktur für E-Mails, die Sie speichern wollen. Löschen Sie alle E-Mails, die Sie nicht archivieren möchten. E-Mails, die Sie speichern möchten, legen Sie in passenden Ordnern ab. Die Schubladenbeschriftung Ihres digitalen Aktenschranks sollte dabei so logisch wie möglich gestaltet sein. Erstellen Sie beispielsweise Hauptordner für Mitarbeiter, Kunden, Partner und private E-Mails und dann sinnvolle Unterordner. Sortieren Sie Kunden-E-Mails beispielsweise nach Firmennamen (nicht nach Ansprechpartner, der kann wechseln) in die Unterordner A-C, D-F ... Machen Sie es sich einfach und fangen Sie nicht an, die tausende von E-Mails zu sortieren, die sich bis heute in Ihrem Posteingang gesammelt haben. Machen Sie einen Schnitt und erstellen Sie einen Archivordner mit dem heutigen Datum. Verschieben Sie Ihren bisherigen Posteingang in diesen Archivordner und starten Sie dann mit dem neuen System.

   4. Treffen Sie blitzschnelle Entscheidungen

Gleich antworten oder später? Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, eine E-Mail zu beantworten, tun Sie es gleich. Wenn es länger dauert und Sie im Moment keine Zeit haben, verschieben Sie die E-Mail in Ihre Taskliste. So erarbeiten Sie sich E-Mail für E-Mail eine leere Inbox!

   5. Arbeiten Sie mit einer Tasklist

Eine gute Tasklist ist der zweite Schlüssel zu einer leeren Inbox. Sie können Ihrer voreingestellten Tasklist (unter "Aufgaben") mit rechtem Mausklick weitere Unterlisten hinzufügen und so Ihre Aufgaben individuell gliedern. Arbeiten Sie beispielsweise mit vier Listen: einer Hauptliste und drei Unterordnern für Projekte, Ideen und zum Follow-up. Vermerken Sie in der Hauptliste alle Aufgaben, die Sie bereits fest eingeplant und gegliedert haben. Diese Aufgaben sollten einfach abzuarbeiten sein. Im Ordner “Projekte” können größere Tasks abgelegt werden, zu denen Sie sich entschieden haben, z. B. “einen Businessplan schreiben”. Brechen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben herunter und fügen Sie diese Ihrer Hauptliste hinzu. Im Ordner “Ideen” sammeln Sie Projekte, denen Sie sich zukünftig widmen möchten. Und im Follow-up Ordner können Sie abgeschlossene Tasks ablegen, deren Entwicklung Sie im Auge behalten wollen.

   6. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Verwenden Sie zum Beispiel die Q1-Q4 Aufteilung frei nach Franklin Covey:

  • Q1: Notwendig
    • Dringende und wichtige Aufgaben
    • Aufwand und Gewinn halten sich die Waage

  • Q2: Wirklich Produktiv
    • Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
    • Gewinn übertrifft Aufwand deutlich

  • Q3: Ablenkend
    • Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
    • Viel Aufwand für wenig Gewinn

  • Q4: Zeitverschwendung
    • Unwichtig und nicht dringend
    • Kein Gewinn

   7. Planen Sie Ihre Planung

10 Minuten am Tag werden Ihnen viel Zeit sparen. Beenden Sie jeden Tag mit der Planung der Aufgaben für den nächsten Tag und schreiben Sie eine Liste.
Nehmen Sie sich außerdem einmal in der Woche 30 Minuten, um folgende 5 Schritte abzuarbeiten:

  1. Machen Sie Ihren Kopf frei
  2. Leeren Sie Ihre Inbox
  3. Prüfen Sie Ihre Projektliste
  4. Prüfen Sie Ihre Ideenliste
  5. Und zuletzt auch die Follow-up-Liste

Es dauert 30 Tage eine Gewohnheit zu ändern bzw. einzuüben. Also fangen Sie heute an. Viel Erfolg!

Über Mattias Säker

Mattias ist der CEO der schwedischen Educations.com Media Group, zu der kursfinder.de gehört. Für die interne EMG Academy gibt Mattias Zeitmanagement Trainings. Mattias Säker Auch privat mag Mattias keine Zeitvergeudung. Statt täglich ohne Plan 45 Minuten im Supermarkt zu verbringen, erledigt er den Einkauf jetzt lieber wöchentlich innerhalb einer Stunde. So bleibt mehr Zeit für das Wichtigste in seinem Leben, die Familie.

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