Zeitmanagement mit Outlook

   1. Lesen Sie Ihre E-Mails, wann es Ihnen am besten passt

Lesen Sie Ihre E-Mails, wann es Ihnen am besten passt und nicht, sobald Sie sie erhalten. Schaffen Sie sich eine Routine und legen Sie tägliche Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails lesen und bearbeiten. Zum Beispiel jeweils am Morgen, vor und nach der Mittagspause und kurz vor dem Feierabend.

   2. Stellen Sie die Benachrichtigungsfunktion ab

Stellen Sie die Sound- und Benachrichtigungsfunktion für neue E-Mails ab. Die Pop-ups und Benachrichtigungstöne lenken Sie ab und Sie verlieren den Fokus auf Ihre aktuelle Aufgabe. Angenommen Sie erhalten 60 E-Mails am Tag und brauchen durchschnittlich eine Minute, um eine E-Mail zu lesen und zu bearbeiten, dann ergibt das bereits eine Stunde Ihres Arbeitstages. Zu dieser Zeit kommen aber noch die Zeiten hinzu, die Sie jedes Mal durch die Ablenkung verlieren. Durch feste E-Mail-Zeiten minimieren Sie diesen Zeitverlust.

   3. Erstellen Sie eine Ordnerstruktur für Ihren Posteingang

Erstellen Sie eine Ordnerstruktur für E-Mails, die Sie speichern wollen. Löschen Sie alle E-Mails, die Sie nicht archivieren möchten. E-Mails, die Sie speichern möchten, legen Sie in passenden Ordnern ab. Die Beschriftung Ihres digitalen Aktenschranks sollte dabei so logisch wie möglich sein. Erstellen Sie beispielsweise Hauptordner für Mitarbeiter:innen, Kunden, Partner und private E-Mails und dann sinnvolle Unterordner. Sortieren Sie Kunden-E-Mails etwa nach Firmennamen (nicht nach Ansprechpartner:in, der kann wechseln) in die Unterordner A-C, D-F ... Machen Sie es sich einfach und fangen Sie nicht an, die E-Mails zu sortieren, die sich bis heute in Ihrem Posteingang gesammelt haben. Machen Sie einen Schnitt und erstellen Sie einen Archivordner mit dem heutigen Datum. Verschieben Sie Ihren bisherigen Posteingang in diesen Archivordner und starten Sie dann mit dem neuen System.

   4. Treffen Sie blitzschnelle Entscheidungen

Gleich antworten oder später? Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, eine E-Mail zu beantworten, dann tun Sie es gleich. Wenn es länger dauert und Sie im Moment keine Zeit haben, verschieben Sie die E-Mail in Ihre Aufgabenliste. So erarbeiten Sie sich E-Mail für E-Mail einen leeren Posteingang!

   5. Arbeiten Sie mit einer Aufgabenliste

Eine gute Aufgabenliste ist der zweite Schlüssel zum leeren Posteingang. Sie können Ihrer voreingestellten Tasklist (unter "Aufgaben") mit rechtem Mausklick weitere Unterlisten hinzufügen und so Ihre Aufgaben individuell gliedern. Arbeiten Sie beispielsweise mit vier Listen: einer Hauptliste und drei Unterordnern für Projekte, Ideen und zum Follow-up. Vermerken Sie in der Hauptliste alle Aufgaben, die Sie bereits fest eingeplant und gegliedert haben. Diese Aufgaben sollten einfach abzuarbeiten sein. Im Ordner “Projekte” können größere Aufgaben abgelegt werden, zu denen Sie sich entschieden haben, z. B. “einen Businessplan schreiben”. Brechen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben herunter und fügen Sie diese Ihrer Hauptliste hinzu. Im Ordner “Ideen” sammeln Sie Projekte, denen Sie sich zukünftig widmen möchten. Und im Follow-up-Ordner können Sie abgeschlossene Tasks ablegen, deren Entwicklung Sie im Auge behalten wollen.

   6. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Verwenden Sie zum Beispiel die Q1-Q4 Aufteilung frei nach Franklin Covey:

• Q1: Notwendig
  • Dringende und wichtige Aufgaben
  • Aufwand und Gewinn halten sich die Waage
    
    
• Q2: Wirklich Produktiv
  • Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
  • Gewinn übertrifft Aufwand deutlich
    
    
• Q3: Ablenkend
  • Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
  • Viel Aufwand für wenig Gewinn
    
    
• Q4: Zeitverschwendung
  • Unwichtig und nicht dringend
  • Kein Gewinn
    
    

   7. Planen Sie Ihre Planung

10 Minuten am Tag werden Ihnen viel Zeit sparen. Beenden Sie jeden Arbeitstag mit der Planung der Aufgaben für den nächsten Tag und schreiben Sie eine Liste.
Nehmen Sie sich außerdem einmal in der Woche 30 Minuten, um folgende 5 Schritte abzuarbeiten:

1. Machen Sie Ihren Kopf frei
2. Leeren Sie Ihren Posteingang
3. Prüfen Sie Ihre Projektliste
4. Prüfen Sie Ihre Ideenliste
5. Und zuletzt auch die Follow-up-Liste

Es dauert 30 Tage eine Gewohnheit zu ändern bzw. einzuüben. Also fangen Sie heute an!