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Wie funktioniert die Spesenabrechnung?

Gelder von Geschäftsreisen richtig beanspruchen

“Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen.” Und hat im Falle einer Geschäftsreise danach die Aufgabe vor sich, die Spesen korrekt abzurechnen. Diese Abrechnung ist wichtig, um den Vorschuss, den Sie während der Geschäftsreise geleistet haben, wieder reinzuholen. Was dafür notwendig ist, zeigen wir Ihnen hier.

Was umfasst eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung oder auch Reisekostenabrechnung umfasst in der Regel jene Kosten, die auf einer beruflichen Reise vom Arbeitnehmenden für die Verpflegung ausgelegt werden. Jedoch wird dies in der Praxis anders gelebt. Fast alle Mehrkosten, für die man auf der Geschäftsreise in Vorkasse geht, werden vom Arbeitgebenden durch die Auszahlung von Spesen und Reisekosten wieder ausgeglichen.

Dazu zählen:

  • Verpflegung
  • Fahrtkosten
  • Unterkunft
  • Sonstiges (etwa Mietwagen, Parkgebühren, Telefonkosten (beruflicher Natur), etc.)

Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung korrekt zu übermitteln, ist nicht nur Ehrensache, sondern sichert auch den Arbeitsplatz. Denn falsche Reisekostenabrechnungen können eine fristlose Kündigung mit sich ziehen. Damit Ihnen das auf keinen Fall passiert, haben wir hier eine kleine Übersicht, wie abgerechnet werden kann, zusammengestellt:

Pauschale Abrechnungen

Seit 2014 gelten für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands folgende Pauschalen:

  • Reisen zwischen 8 und 24 Stunden: 14 €
  • Reisen mit 24 Stunden: 28 €
  • Übernachtungen: 20 €
  • Kürzungen, wenn Frühstück bereits vom Arbeitgebenden bezahlt wird: 5,60 €
  • Kürzungen, wenn Mittag- und Abendessen bereits vom Arbeitgebenden bezahlt werden: jeweils 11,20 €

Abrechnung anhand von tatsächlich getätigten Zahlungen

Rechnen Sie auf diesem Wege ab, dann ist die Aufbewahrung sämtlicher Belege Pflicht. Denn nur so können Sie genau nachweisen, für welchen Zweck Sie wie viel ausgegeben haben. Diese Ausgaben kommen zu den Pauschalen obendrauf. Doch erst, wenn diese auch vollständig nachgewiesen werden, fließen die entsprechenden Gelder.

In der Regel verfügt Ihr:e Arbeitgeber:in entweder über ein Tool zur einfachen Erfassung von Reisekosten oder Sie nutzen ein Excel-Dokument mit entsprechender Formatierung, das nach dem Ausfüllen unterschrieben Ihrer Geschäftsleitung und/oder der Personalabteilung übergeben wird. Natürlich mit den passenden Belegen!

Bis bald im kursfinder.de-Wissensguide!


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