Das papierlose Büro – von der analogen zur digitalen Ablage

Wenn sich die Papierstapel auf dem Schreibtisch türmen und kleine Notizzettel überall herumliegen, fällt es schwer, die Übersicht zu behalten. Das Suchen von unsortiert abgespeicherten Dateien kostet Zeit und Nerven. Ein Büroalltag ohne Papier ist nicht nur ein utopischer Wunsch, sondern bereits Realität. Mit einem modernen und zukunftsorientierten Dokumentenmanagement lässt sich das papierlose Büro verwirklichen und somit viel Zeit und Platz (und damit Geld) sparen. Zudem werden Übersicht und Struktur für das ganze Team geschaffen.

In unserem Seminar erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie Ihren Arbeitsplatz digital organisieren können. Neben den Veränderungen des eigenen Arbeitsplatzes werden auch Möglichkeiten und Herausforderungen aufgezeigt, die beim Digitalisieren und Archivieren zu beachten sind. Nach dem Seminar sind Sie in der Lage, ein neues Ablagekonzept für die gemeinsame Arbeit im Team zu entwickeln, sodass alle Teammitglieder von den „verschlankten“ Prozessen profitieren.

• Umgang mit der Informations- und Datenflut
• Grundlagen des Dokumentenmanagements
• Organisation des digitalen Arbeitsplatzes
  • Womit anfangen? Was ändert sich konkret?
  • Arbeiten ohne Papier – Tipps und Tricks
  • Mit verschiedenen Ordnungssystemen zum Erfolg
• Bestehende Papierakten digitalisieren – Möglichkeiten und Herausforderungen
  • Was macht das Unternehmen selbst, an welcher Stelle werden Dienstleister gebraucht
• Papier - Digital - Archiv: Digitalisierung und elektronische Archivierung
  • Überblick über verschiedene Dokumentenmanagementsysteme
• Rechtliche Aspekte, die es zu beachten gilt
  • Rechtssicherheit digitaler Dokumente – welche Rahmenbedingungen gilt es zu beachten
  • Digitale Dokumente und elektronische Signatur
  • Datenschutz: rechts- und revisionssicher Archivieren
• Neue Strukturen
  • Analyse des IST-Zustandes
  • Kosten/Nutzen-Betrachtungen – Einsparungen durch Digitalisierung
  • Kriterien für die Ablage entwickeln
  • Einheitliche Beschriftung und Bezeichnungen schaffen
  • Dokumentenablage auf dem Server und im E-Mail-Postfach
• Digitale Teamarbeit – die virtuelle Zusammenarbeit meistern
  • Die Kollegen überzeugen
  • Digitale Tools gemeinsam nutzen – welche sind hilfreich