Hilfe für Berufseinsteiger:innen und Berufserfahrene
Bitkom-Informationen zufolge erhält jede:r Arbeitnehmer:in durchschnittlich 42 E-Mails pro Arbeitstag. Und diese müssen in der Vielzahl der Fälle bearbeitet werden! Wie gerade Berufseinsteiger:innen (und Berufserfahrene) berufliche E-Mails gekonnt aufs digitale Papier bringen, erfährst du jetzt.
Perfekte Arbeits-E-Mails schreiben: So geht’s
- Netikette beachten: Dieser Ausdruck stammt aus der Kombination “net” (für Internet) und Etikette. Wie in jeder Kommunikation, egal ob mündlich oder schriftlich, gelten besondere Regeln. Nutze den E-Mail-Verkehr unter anderem nicht als Ersatz für Chat-Software. Tauschst du in kurzer Zeit viele E-Mails aus, dann greif mitunter lieber zum Telefon und kläre die Sache am Hörer ab. Dies spart in den meisten Fällen Zeit und Aufwand.
- Der Betreff: Je kürzer und prägnanter, desto besser. Vermeide Sätze und zu lange Betreffzeilen, die abgekürzt dargestellt werden.
- Die Anrede: Kennst du den Absender:in besser und standet ihr schon in einem längeren Austausch? Dann greif gerne auf die Du-Form zurück. In sehr förmlichen Kontexten ist die Anrede “Sehr geehrte:r” nach wie vor etabliert. In förmlichen Kontexten mit etwas Nahbarkeit sind Anreden mit “Guten Tag” oder “Hallo” eine gute Wahl.
- Der Text: Worum geht es nun genau? Der erste Satz sollte direkt die wichtigsten Informationen bereitstellen, die für den/die Leser:in von Bedeutung sind. Damit gibst du deinem Gegenüber die Chance, die E-Mail sofort kategorisieren zu können.
- Die Struktur: Aufzählungszeichen, Absätze und Fettungen verleihen einer E-Mail Struktur und machen sie dadurch besser lesbar und verständlich.
- Die Verabschiedung: Wähle ähnlich der Anrede auch hier den passenden Schluss. Schau gerne einmal in diesem Beitrag vorbei, um mehr zu einer gekonnten E-Mail-Schlussformel zu erfahren.
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