Office Manager/in - Zertifikats-Weiterbildung (Blended Learning)

Büroorganisation – Chefentlastung – Office 4.0 – Konfliktmanagement

Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sind ausschlaggebend, um zeitgleich reibungslose Büroabläufe zu managen, als Schnittstelle zwischen Kollegen, Geschäftspartnern und Führungskraft zu fungieren und stellvertretend Arbeitsanweisungen zu delegieren. Virtuelle Tools für die Zusammenarbeit helfen dabei, vernetzt und up-to-date zu bleiben. Damit die dezentrale Zusammenarbeit auch funktioniert, sind Spielregeln und die richtige Kommunikation vonnöten. Hybrides Arbeiten in verschiedenen Ausprägungen wird sich immer mehr etablieren. Zeit, um Ihre Performance im Office mit den besten Hacks zu steigern.

Weiterbildungsinhalte

Modul 1: Office Management optimal gestalten
Tag 1:

Ein Blick in die Office 365 Welt

• Was ist Office 365, welche Vorteile bietet es und welche Schnittstellen sind im Office relevant?

Verwaltung von E-Mails

• Wie werden E-Mails in Outlook richtig verwaltet und wie kann die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern verbessert werden?

Aufgabenmanagement 4.0

• Wie behält man die täglichen To-Do´s aus dem Tagesgeschäft und in Projekten im Blick?

Zusammenarbeit mit Teams

• Wie nutzt man Microsoft Teams richtig, um mit anderen Benutzern zu chatten, Meetings abzuhalten und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten?

Arbeiten in der Cloud

• Wie kann SharePoint und OneDrive genutzt werden, um Dokumente zu speichern, zu organisieren und gemeinsam zu bearbeiten?

Best Practices und Tipps für das Selbstmanagement und die Selbstorganisation

• Welche bewährten Methoden und Tipps können helfen, Tools effektiver zu nutzen und die Produktivität zu steigern?
• Mit Kaizen-Standards schaffen und Prozesse sowie Arbeitsabläufe optimieren

Modul 2: Informationen professionell vor-, auf- und nachbereiten
Tag 2:

Aussagekräftige Präsentationen

• Absprache und Vorbereitung
• PowerPoint und Prezi
• Wichtige Visualisierungshilfen für eine effektive Foliengestaltung
• Entscheidungs-Präsentationen vorbereiten: die Entscheidungsmatrix
• Knappe und klare Präsentationen: Tabellen, Grafiken und Diagramme erstellen
• Pyramidal präsentieren - Die Kernaussage schnell erfassen und darstellen 

Management Summaries, die überzeugen

• Informationen auf den Punkt bringen 
• Inhalte verständlich gliedern und strukturieren 
• Die Zielgruppe mit Schlüsselbegriffen überzeugen

Professionelle Protokolle und Berichte erstellen

• Die Vorbereitung: Was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen 
• Schritt für Schritt vom Entwurf bis zum aussagekräftigen Text

Modul 3: Souverän kommunizieren und Konflikte erfolgreich managen
Tag 3:

Professionelle Kommunikation im Office

• Konstruktiv Grenzen setzen: lösungsorientiert kommunizieren
• Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und schwierigen Gesprächspartnern
• Mit dem Harvard-Prinzip Win-Win-Situationen schaffen
• Bei persönlichen Angriffen souverän reagieren
• Professioneller Umgang mit eigenen Emotionen
• Fallbeispiele zu typischen Konfliktsituationen aus dem beruflichen Alltag

Konflikte und schwierige Gespräche erfolgreich managen

• Konflikte und Konfliktdynamiken: Eskalationsstufen
• Chancen von Konflikten
• Wertschätzende Kommunikation auch in schwierigen Situationen
• Gesprächsleitfaden für Konfliktsituationen