Verantwortlich für Administratives
Mit Sekretären und Sekretärinnen kommt man meist in Berührung, wenn man Kontakt mit einem Unternehmen herstellen will. Egal, ob Anrufe, Besuche oder Korrespondenzen: Sekretäre und Sekretärinnen repräsentieren in ihrer Funktion das Unternehmen. Was sonst noch alles zum Sekretärdasein gehört, liest du hier.
Das Profil
Sekretäre und Sekretärinnen fungieren als Schnittstelle zwischen Kunde/Kundin und Unternehmen. Sie planen Besprechungen, organisieren Büroabläufe, sorgen für eine reibungslose Kommunikation und selektieren Anfragen, ehe sie die Geschäftsleitung erreichen. So vielfältig der Zuständigkeitsbereich aufgebaut sein kann, kann auch die Bezeichnung ebenjener Tätigkeit aussehen. So heißen Sekretäre und Sekretärinnen in der Arbeitswelt 4.0 auch Office Manager:in, Vorstandsassistenz, Management Assistant oder Assistenz der Geschäftsführung.
Um einen der zuvor genannten Titel zu erlangen, ist meist eine Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement vonnöten. Doch auch Quereinsteiger:innen sind gerne gesehen! Die duale Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre. In dieser kann man sich auf eine bestimmte Ausrichtung spezialisieren, wozu etwa Logistik, Einkauf oder Personalwirtschaft zählen. Gelehrt werden vor allem alle relevanten Büro- und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen gehören unter anderem Datenpflege und -aufbereitung, Posteingang und Informationsverarbeitung, während im Bereich der Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung, kaufmännische Steuerung und Rechnungserstellung gelehrt werden.
Mit diesen Eigenschaften eignest du dich als Sekretär:in:
- Sorgfalt und Genauigkeit
- Gewissenhaftigkeit
- mathematisches Verständnis
- Kommunikationsstärke
- Telefonbereitschaft
- Organisationsstärke
- Teamfähigkeit
- Koordinationsvermögen
Die Aufgaben
Diese Aufgaben warten auf Sekretäre und Sekretärinnen:
- Terminkoordination
- Managen von Anrufen
- Postein- und -ausgang
- Nutzung diverser Office-Programme
- Protokollführung
- Planung und Organisation von Besprechungen bis hin zu Kongressen
- Ablage- und Aktenmanagement
- Erstellen von Präsentationen
- Kostenabrechnungen
- Fremdsprachenkenntnisse
Die Karrierechancen
Sekretäre und Sekretärinnen können aufgrund ihrer universellen Fähigkeiten in nahezu jedem Unternehmen untergebracht werden, in dem Aufgaben gebündelt bei Personen liegen müssen, die es verstehen, den Überblick zu bewahren und einen Rahmen zu schaffen. Und genauso vielfältig sehen die Weiterbildungsmöglichkeiten aus: Das Angebot reicht von der virtuellen Assistenz, Networking, Projektmanagement bis hin zu Social Media und agiles Denken. Wer an einem Studium interessiert ist, kann sich Wissen im Bereich BWL, Business Administration, Personalmanagement oder Marketing draufsatteln. In Sachen Gehalt können sich Sekretäre und Sekretärinnen auf einen Jahresbruttolohn zwischen 37.000 und 44.000 Euro freuen.
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