Ein Fazit aus zahlreich geführten Videocalls
Meetings, die bislang die physische Anwesenheit erforderten, wurden seit der Corona-Pandemie in die digitale Welt gerückt. Ein Jahr danach lässt sich das erste Fazit ziehen: Was haben wir aus diesen Meetings mitgenommen? Was lernen wir aus Videocalls, wenn wir wieder ins Büro zurückkehren?
1. Neue Anforderungen bei der Meeting-Durchführung
Ein Meeting, das eine gewisse Stringenz hat, dem alle aufmerksam zuhören und das alle aktiv mitgestalten, erfordert einiges an Vorbereitung. In physischen Meetings sitzt man zumeist in einem Konferenzraum. Heißt, die Zuhörenden als auch der Sprecher bekommen die Körpersprache des jeweils anderen mit und erhalten so ein Gespür für die implizite Kommunikation. Fällt diese in der digitalen Variante weg, liegt es am Organisator des Meetings, die Kommunikation geordnet stattfinden zu lassen, indem er einen Sprecher ernennt und beispielsweise die anderen Teilnehmer stummschaltet. Per virtuellem Handzeichen kann man Einwürfe anbringen.
Darüber hinaus gesellen sich zur veränderten Kommunikation auch die technischen Komponenten eines digitalen Meetings, etwa die Fähigkeit, kleinere Technikfehler selbst zu beheben oder separate Besprechungsräume zu erstellen, in denen sich Gruppen untereinander austauschen können. Derjenige, der durch das Meeting führt, muss einen klaren Zeitplan aufstellen, damit jeder weiß, wer wann wieder in welchem Raum oder Meetinglink zu erscheinen hat.
2. Digitale Meetings sparen Zeit
In physischen Meetings kommt man in einem Raum zusammen, jemand holt sich noch einen Kaffee, einige andere plaudern über das vergangene Wochenende. Bedeutet, dass das Meeting oft zeitverzögert beginnt. In digitalen Zusammenkünften fallen diese Aspekte meist weg, wodurch das Meeting durchaus effizienter und stringenter ablaufen kann. Geht man dann noch einen Schritt weiter und hinterfragt die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit von regelmäßig stattfindenden Meetings, die man zu Bürozeiten immer abgehalten hat, tut man einiges, um einer Meetingitis zu entkommen.
3. Flexibler und standortunabhängiger
Viele Unternehmen sind heute über mehrere Standorte oder Länder verteilt. Mit der Digitalisierung von Meetings können so mehr Personen aus verschiedenen Standorten teilnehmen. Auf diese Weise kann sogar die Anzahl der Meetings und der Mehraufwand reduziert werden, die nötig wären, um das Ergebnis des Meetings mit externen Stellen zu teilen. Auch das spart Zeit, ermöglicht Flexibilität und erhöht die Chance, agil mit der schnelllebigen Arbeitswelt mitzuhalten.
Sind digitale Meetings das neue Normal?
Was wird passieren, wenn die Einschränkungen der Vergangenheit angehören und wir wieder zu einem normalen (Arbeits-)Leben zurückkehren? Werden wir wieder all unsere Arbeitszeit im Büro verbringen und wie zuvor physische Meetings abhalten? Wahrscheinlich nicht. Es ist wahrscheinlicher, dass Meetings vielmehr hybrider Art sein werden, die von einigen Mitarbeitern vor Ort, von anderen wiederum digital besucht werden. Die Pandemie hat uns zwar vor sehr große Herausforderungen gestellt, der Ball liegt jedoch bei uns, wie wir die neuen Begebenheiten für unsere Arbeitskultur nutzen.
