4 Tipps, um Deadlines und Budget einzuhalten
Die To-do-Liste ist voll – und manche Posten verharren dort bis in die Ewigkeit. Die Deadline für das Projekte wurde inzwischen schon drei Mal verschoben, die Budgetplanung bei Weitem überschritten. Kennen Sie solche Szenarien? Sie sind im Arbeitsalltag Gang und Gäbe. Ihnen liegt der Planungsfehlschluss zugrunde. Denken Sie nur an den Berliner Flughafen, der eigentlich 2011 statt 2020 eröffnen sollte und für den Baukosten von 1,9 Millionen Euro statt 5,9 Millionen Euro vorgesehen waren. Oder an das umstrittene Projekt Stuttgart 21, das mit 2,6 Milliarden Euro kalkuliert wurde und nun auf über 8,2 Milliarden Euro kommen soll.
Wir alle unterliegen dem Planungsfehlschluss – und der ist ein Deadline- und Budget-Killer. Menschen neigen dazu, den Aufwand für ein Projekt oder eine Aufgabe zu unterschätzen. Wir gehen optimistisch an die Sache heran, planen sie bis ins letzte Details – und vergessen dabei, dass es immer wieder zu unplanbaren Zwischenfällen kommen kann. Verzögerungen oder sonstige Störungen werden in die Planung nicht mit einbezogen.
Ausblenden von Risikofaktoren
Die Komplexität eines Projekts oder einer Aufgabe, die zu Verzögerungen und Problemen führen kann, wird einfach ausgeblendet. Das kann die fehlende Risikokalkulation sein, mangelnde Management-Unterstützung oder geänderte Anforderungen an das Projekt. Untersuchungen zufolge schließen nur rund 37 % der Unternehmen Projekte termingerecht ab, 42 % halten das geplante Budget ein. Mitunter liegt das auch an den Entscheidern: Diese lassen sich vor allem von den Projektprognosen überzeugen, die eine zeitnahe und möglichst kostengünstige Durchführung versprechen – allerdings weniger realistisch sind.
Auffallend ist, dass jene Menschen häufig ein realistischeres Bild von der Zeit- und Kostenplanung eines Projekts zeichnen, als diese, die direkt darin involviert sind. Orientieren sich Planer:innen ausschließlich an der Dauer ähnlicher vergangener Projekte als anhand der Projektdetails liefern sie nachweislich eine bessere Zeit- und Kostenplanung ab. Ähnlich sieht es mit externen Beraterinnen und Beratern aus.
Planungsfehlschluss: Was dagegen hilft
Die Lösung gegen einen Planungsfehlschluss klingt zu einfach, um wahr zu sein:
- Weniger detailliert planen: Ignorieren Sie die ganzen Details eines Projekts. Eine Detailplanung schadet der Planung, weil man den Fokus zu sehr aufs Kleine richtet.
- Fehler machen klug: Beziehen Sie Ihre Lessons learned aus vergangenen Projekten in die aktuelle Planung mit ein.
- Worst-Case-Szenario ausmalen: Beschreiben Sie mit dem Projektteam vor dem Projektstart das schlimmste Szenario, das auftreten kann – und wappnen Sie sich dafür.
- Externe Berater:innen hinzuziehen: Wer in Aufgaben und Projekte involviert ist, sieht manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Holen Sie deshalb externe Berater:innen hinzu, die eine objektivere Sicht auf die Sache haben.
