So läuft das Tagesgeschäft auch während deiner Abwesenheit rund
Der Urlaub steht vor der Tür! Der Urlaubsantrag ist von deinem/deiner Chef:in genehmigt. Schon seit Wochen zählst du die Tage bis zur verdienten Sommerauszeit. Doch ehe du im Büro den Rechner runterfahren und die Seele baumeln lassen kannst, ist bei der Arbeit noch mal Endspurt angesagt. Deine Abwesenheit will schließlich vorbereitet sein, so dass du im Urlaub nicht gestört wirst und im Anschluss kein Chaos am Arbeitsplatz vorfindest. Es ist also an der Zeit für die Urlaubsübergabe. Wir zeigen dir, wie du am besten vorgehst.
Dein Arbeitsalltag wird von zahlreichen Aufgaben bestimmt. Doch nicht jede dieser Aufgaben ist gleich dringend oder gleich wichtig. Ehe du dich in den Urlaub verabschiedest, solltest du deine Aufgaben in drei Gruppen einteilen:
- Aufgaben, die warten können, bis du zurück bist
- Aufgaben, die deine Vertretung während deiner Abwesenheit übernehmen muss
- Mögliche unvorhersehbare Aufgaben
Wichtigster Punkt: Aufgaben dokumentieren
Den ersten Punkt kannst du in der Übergabe vernachlässigen. Den beiden letzten Punkten solltest du umso mehr Aufmerksamkeit schenken, damit deine Kollegen und Kolleginnen in deinem Interesse agieren. Dokumentiere (am besten in einem teilbaren Cloud-Dokument), welche Aufgaben während deiner Abwesenheit anstehen. Schreibe dazu, welche Termine und Deadlines einzuhalten sind. Auch wichtige Kontakte, die mit der Aufgabe zusammenhängen, solltest du notieren.
Darüber hinaus gibt es immer mal unvorhersehbare Aufgaben. Auch für diese solltest du in deiner Übergabe einen groben Fahrplan notieren, damit dein:e Vertreter:in nicht völlig unvorbereitet und überfordert ist, wenn so eine Aufgabe eintrudelt.
Vertretung festlegen und kommunizieren
Weißt du, wer dich während deiner Abwesenheit vertritt? Wenn nicht, dann wird es höchste Zeit, diese Frage zu klären. Sobald deine Vertretung geklärt ist, geht es darum, alle Mitarbeitenden, mit denen du eng zusammenarbeitest, darüber zu informieren. Hast du viel und regelmäßig mit Kunden oder Diensleistern zu tun, solltest du diese bei längerer Abwesenheit ebenfalls vorab kontaktieren. So haben diese die Möglichkeit, zeitnah mit dir noch offene Fragen oder Anliegen zu klären.
Übergabetermin mit der Vertretung einplanen
Im nächsten Schritt solltest du einen festen Termin mit deiner Vertretung einplanen – am besten bereits ein paar Tage vor deinem Urlaubsantritt. So hat dein:e Vertreter:in Gelegenheit, noch aufkommende Fragen mit dir zu besprechen. Im Übergabegespräch erläuterst du deinem Kollegen oder deiner Kollegin mündlich die einzelnen Punkte deiner schriftlichen Übergabe. Solltest du für verschiedene Aufgaben mehrere Vertretungen haben, solltest du dir die Zeit nehmen, um mit jeder einzeln zu sprechen.
Neben den Aufgaben ist es auch wichtig, dass deine Vertretung Zugang zu den relevanten Unterlagen sowie Zugriff zur nötigen Software hat, um die Aufgaben bearbeiten zu können. Eine Liste mit wichtigen Ansprechpersonen kann ebenfalls ein hilfreiches Instrument bei der Bewältigung deiner Aufgaben sein. Generell gilt: Je besser du deine Vertretung vorbereitest, desto einfacher wirst du es nach deinem Urlaub haben.
Vertretung bleibt Vertretung
Wenn du dich mit deiner Urlaubsvertretung zusammensetzt, könnt ihr gleich einen Rückübergabetermin für die Zeit nach deiner Abwesenheit ausmachen. Das bringt dich nach dem Urlaub auf den aktuellen Stand. So erfährst du, welche Aufgaben vielleicht noch offen sind und wo du anknüpfen kannst.
Was du bei allem nicht vergessen darfst: Deine Vertretung hat nach wie vor ihr eigenes Tagesgeschäft. Selbst, wenn er oder sie einen richtig guten Job macht, kannst du nicht davon ausgehen, dass deine Aufgaben 1:1 so übernommen werden, wie wenn du sie selbst erledigen würdest. Also schraube deine Erwartungen ein bisschen zurück und mute deiner Vertretung nicht zu viel zu.
Wenn du alle Aufgaben rund um die Übergabe geklärt hast, bist du einem entspannten Urlaub schon ein gutes Stück näher. Welche Vorbereitungen du darüber hinaus noch treffen kann, damit du die Auszeit in vollen Zügen genießen kannst und der Erholungseffekt auch nach deiner Rückkehr noch ein bisschen anhält, kannst du in unseren 7 Tipps für einen entspannten Start in den Urlaub nachlesen.
