Zeitmanagement: Aufgaben auf Wichtigkeit und Dringlichkeit prüfen
Es gibt viel zu tun. Packen wir’s an! Die Frage ist nur wie? Die To-do-Liste ist voll mit Aufgaben. Deadlines rücken näher. Der Chef will wissen, wie weit Projekt XY vorangeschritten ist. Am liebsten würden Sie sich vierteilen, weil Sie nicht so recht wissen, wie Sie das alles bewältigen sollen. Unterstützung hierbei kann das Eisenhower-Prinzip leisten. Was es mit diesem auf sich hat, darauf werden wir in diesem Beitrag eingehen.
Die Zeitmanagement-Methode, die nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist, ist alt. Es wird gemutmaßt, dass er sie selbst angewandt haben soll. Sicher ist, dass er 1954 eine Rede gehalten hat, in der die wesentlichen Begrifflichkeiten des Prinzips auftauchten: "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent." Das Eisenhower-Prinzip fußt also auf den Parametern Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es soll dabei helfen, Aufgaben danach zu priorisieren und so das Maximale aus dem Arbeitsalltag rauszuholen.
Als Entscheidungshilfe wird eine Matrix herangezogen:
Demnach gibt es vier Arten von Aufgaben:
- wichtige und zugleich dringende
- wichtige, aber nicht dringende
- nicht wichtige, aber dringende
- weder wichtige noch dringende
Wie geht man laut Eisenhower-Prinzip mit diesen einzelnen Aufgabentypen um?
A: Wichtige und zugleich dringende Aufgaben
Dieser Aufgabentyp hat die höchste Priorität: Sofort erledigen ist angesagt. Die Aufgaben werden weder vertagt noch delegiert. Zu den wichtigen und zugleich dringenden Aufgaben gehören meist welche, die von außen an einen herangetragen werden und eine Deadline mit sich bringen. Der beste Zeitpunkt, um diese Aufgaben zu bewerkstelligen, ist der Vormittag, wenn der Geist noch frisch und die Konzentration hoch ist.
Zur besseren Einordnung hilft es sich, diese Fragen zu stellen:
- Kann die Aufgabe von jemand anderem übernommen werden?
- Welche Konsequenzen hat es, wenn ich die Erledigung der Aufgabe vertage?
B: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
Dazu zählen langfristige Aufgaben, die in Ihrem Job wichtig sind, aber nicht sofort angegangen werden müssen, zum Beispiel ein Konzept für das nächste Projekt, oder eine PR- oder Social-Media-Strategie. Diese Aufgaben setzen eine rechtzeitige Planung voraus und brauchen Vorlaufzeit. Das Problem bei diesen Aufgaben: Sie kommen gerne zu kurz, weil der Alltag häufig von anderen Aufgabentypen dominiert wird. So wird oft aus diesen Aufgaben im letzten Moment eine wichtige und dringende Aufgabe, weil man es versäumt hat, zeitnah zu planen. Deshalb ein kleiner Tipp: Jeden Tag an einer dieser Aufgaben arbeiten.
C: Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
Von diesen Aufgaben gibt es viele: Sie müssen schnell erledigt werden, sind aber nicht wichtig. Wer kann, sollte diese Aufgaben delegieren, zum Beispiel an den Auszubildenden oder die Sekretärin. Wer diese Aufgaben nicht abgeben kann, der sollte sich ein kleines Zeitfenster dafür einräumen. Im Idealfall nicht in der Hochleistungsphase. Der späte Nachmittag kurz vor Feierabend ist für diese Aufgaben gut geeignet.
D: Weder wichtige noch dringende Aufgaben
Zu guter Letzt gibt es noch Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Was passiert mit diesen? Diese können eliminiert werden, um sich Zeitfenster für wichtige und dringende Aufgaben zu schaffen. Zur Eliminierung können drei Dinge herangezogen werden:
- der Papierkorb: Irrelevante Aufgaben werden erkannt und sofort in den Papierkorb geworfen.
- der Stapel: Hier landen Unterlagen, die für die aktuellen Aufgaben nutzlos sind. Bleiben im Alltag freie Zeitfenster, kann man sich der ein oder anderen Aufgabe des Stapels widmen. Ansonsten landen sie nach ein paar Monaten ungeprüft im Papierkorb.
- die Ablage: Sortierte Unterlagen werden abgelegt, nach einem gewissen Zeitraum noch einmal auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit geprüft und dann entweder einem der drei anderen Aufgabentypen zugeordnet oder entsorgt.
Keine Angst vor dem Papierkorb! Falls dort mal versehentlich eine wichtige Aufgabe landen sollte, werden Sie mit Sicherheit von jemandem noch einmal daran erinnert.
Erleichterungshilfe bei der Zuordnung
Manchmal fällt es einem nicht leicht, wichtige und dringende Aufgabe auf den ersten Blick zu erkennen. Zur Erleichterung können Sie folgende Fragestellungen heranziehen:
Für wichtige Aufgaben
- Trägt die Erledigung der Aufgabe zum Erreichen eines Ziels bei?
- Ist von der Erledigung dieser Aufgabe jemand anderes abhängig?
Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen “ja”, ist die Aufgabe als wichtig einzustufen.
Für dringliche Aufgaben
- Gibt es eine Deadline für die Aufgabe?
- Ist von der Erledigung dieser Aufgabe jemand anderes abhängig?
- Muss Zeitpuffer für Anpassungen, Rückmeldungen oder Optimierungen einkalkuliert werden?
Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen “ja”, ist die Aufgabe als dringlich einzustufen.
Das Eisenhower-Prinzip leistet Unterstützung beim Priorisieren und beim Einteilen der Zeit. Nicht jedem sagt diese Methode des Zeitmanagements zu. Deshalb gibt es noch zahlreiche andere, wie zum Beispiel die Pomodoro-Technik oder die 90-90-1-Regel, mit deren Hilfe die Produktivität im Arbeitsalltag gesteigert werden kann.
