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10 Tipps für bessere E-Mails


E-Mails, die ihre Empfänger glücklich machen

10 Tipps für gute E-Mails

Wir haben Ihnen 10 Tipps für eine bessere E-Mail-Kommunikation zusammengestellt.

E-Mails schreiben ist etwas so Alltägliches, dass man in der Regel kaum darüber nachdenkt. Dabei schleichen sich Routinen und vielleicht auch die ein oder andere schlechte Angewohnheit ein, die es sich lohnt in Frage zu stellen.

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1.

Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Führen Sie sich beim Schreiben immer den Zweck der Betreffzeile vor Augen. Sie soll dem Adressaten bereits vor dem Lesen der E-Mail einen Überblick über ihren Inhalt vermitteln und die Möglichkeit geben, ihre Dringlichkeit und Relevanz zu beurteilen. Zusätzlich hilft ein aussagekräftiger Betreff auch beim Wiederfinden der E-Mail. Die Formulierung sollte immer so knapp wie möglich gehalten werden, so lassen sich Aussagen schneller scannen und werden im Posteingang auch vollständig angezeigt. Und nein, ein knapper Betreff ist nicht unhöflich, im Gegenteil.

 2.

Bleiben Sie bei einer Schriftart

Ein bunter Mix aus Schriftarten und Farben verschlechtert die Lesbarkeit und wirkt schnell unprofessionell. Achten Sie deshalb besonders beim Kopieren von Texten, Zahlen oder Links aus anderen Quellen darauf, dass Sie die Formatierung angleichen. Ein paar Klicks mit großem Effekt.

3.

Gliedern Sie Ihren Text

Es gibt kaum etwas Unansprechenderes als lange Textblöcke. Machen Sie den Text für Ihren Empfänger leichter lesbar indem Sie ihn in Sinnabschnitte gliedern. Seien Sie ruhig großzügig mit Absätzen und denken Sie bei jeder Aufzählung darüber nach, ob sie sich in Bulletpoints darstellen lässt.

4.

Vermeiden Sie Spam an Unbeteiligte

In der Regel passiert es aus Höflichkeit: Nur am Rande beteiligte Personen werden in plötzlich ausufernden Konversationen in Cc gehalten. Sie kennen es sicher aus eigener Erfahrung, das kann für nur nebensächlich Involvierte lästig und zeitraubend sein, denn sie verlieren oft wertvolle Zeit, um die Relevanz der Nachrichten für sich zu prüfen. Bevor Sie Ihren Chef oder Ihre Kollegen standardmäßig in Cc setzen, sollten Sie sich deshalb die Frage stellen: Hat die Konversation für diese Personen eine Relevanz? Müssen die Personen in jeden Schritt eines Projektes involviert werden oder reicht es vielleicht, sie kurz über das Ergebnis zu informieren?

5.

Überlegen Sie, wem Sie antworten

Klicken Sie auf „Antworten“ und schreiben Sie nur dem Verfasser einer E-Mail zurück oder wenden Sie sich mit „Allen antworten“ zusätzlich an alle Empfänger der vorangehenden Mail? Auch hier gilt die Überlegung, für wen ist meine Antwort relevant. Zusätzlich kommt manchmal die Überlegung „Wer sollte meine Antwort nicht lesen“ ins Spiel. Sollte es wirklich wichtig sein, dass bestimmte Personen Ihre Antwort auf keinen Fall lesen, schreiben Sie lieber eine neue E-Mail an alle, die Sie einbeziehen möchten. So vermeiden Sie, dass Ihre Antwort als Teil der Konversation über Umwege doch noch irgendwie ihren Weg zurück in den allgemeinen Empfängerkreis findet.

6.

Seien Sie vorsichtig beim Weiterleiten

Leiten Sie E-Mail-Konversationen nicht an Dritte weiter, wenn es nicht wirklich nötig ist. Oft sind gerade interne E-Mails in einem salopperen Tonfall geschrieben und vielleicht wird unter Kollegen auch nicht immer auf Tippfehler geachtet. Denken Sie daran, bevor Sie beispielsweise Kunden mit einbeziehen. Ist es nötig Vorangehendes mitzusenden? Wäre es dem beteiligten Kollegen überhaupt recht?

7.

Durchbrechen Sie die AW:AW:AW:AW-Schleife

Da blickt niemand mehr durch. Bei längeren Konversationen öfter mal den Betreff anpassen, dann klappt es auch mit der Nachlese.

8.

Denken Sie an den Anhang

Der Klassiker: Man verweist auf einen Anhang und vergisst dann ihn einzufügen. Wenn Ihnen das öfter passiert, kann es eine gute Taktik sein, Anhänge schon vor dem Schreiben der E-Mail anzuhängen. Viele E-Mail-Programme bieten in ihren Einstellungen oder entsprechenden Add-Ons außerdem eine „Attachment Reminder“ Funktion, die bei entsprechenden Signalwörtern im Text vor dem Versenden an einen möglicherweise fehlenden Anhang erinnert.

9.

Lesen Sie Korrektur

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und oft schleichen sich Tippfehler ein. Machen Sie sich die Mühe und lesen Sie auch eine kurze E-Mail nochmals durch bevor Sie sie rausschicken. Und vergessen Sie nicht den Namen des Empfängers und die Anrede zu prüfen, hier werden Ihnen Fehler schnell übel genommen!

10.

Nehmen Sie den Hörer in die Hand

Wenn Sie es nicht unbedingt schriftlich haben müssen und etwas Komplizierteres zu klären haben, überlegen Sie, ob es vielleicht Sinn macht, zum Telefonhörer zu greifen. Oft lassen sich so lange und umständliche E-Mails vermeiden, die doch nur zu Missverständnissen führen.

Sie haben weitere Tipps für uns? Dann freuen wir uns über Ihren Kommentar.

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