Neugestaltung einer Einkaufsorganisation

Eine Fallstudie aus der Praxis
Hektik prägt den Alltag im Einkauf. Sie wird von internen oder externen Krisen ausgelöst. Die Krisen kommen unerwartet und scheinbar immer wieder. Infolgedessen tauchen ähnliche Probleme im und um den Einkauf oft erneut auf: hohe Arbeitsbelastungen, hektische Abstimmungen, Lieferprobleme, bis hin zu hohen Spannungen und gegenseitigen Vorwürfen. Den Verantwortlichen im Einkauf sind sich diese Herausforderungen bewusst und sehen auch die Notwendigkeit von Veränderungen. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt, ist sie ressourcen-neutral machbar, womit soll man anfangen? In dieser Veranstaltung wird ein authentischer Fall vorgestellt. Er begann mit einer Notmaßnahme in einer Krise. Die ausgelöste Kettenreaktion dauerte über 3 Jahre und führte zu einer neuen Systematik im Einkauf. Die Kommunikation mit internen Kunden wurde systematisiert, die strategischen Themen (z. B. Early-Involvement, Supplier-Development/-Management, Sourcing, Einkaufsstrategie, etc.) wurden für die praktische Umsetzung konkretisiert und in einen Prozess eingebettet. Das Ergebnis war nicht nur für die Überwindung der Krise hilfreich, sondern ein umfassendes Change Management-Projekt wurde realisiert.
Die Neugestaltung, sowohl der Veränderungsprozess als auch die daraus resultierende Systematik, ist nicht aus dem Lehrbuch, sondern in der Praxis step-by-step entstanden. Durch die Fallstudie und Diskussion sollen die Teilnehmenden Anregungen erhalten, um eigene Antworten zu finden. Eine Krise kann auch eine Chance sein!

Verantwortliche und erfahrene Mitarbeiter:innen im Einkauf

Montag, 13. November 2023
9.00 bis 12.15 und 13.15 bis 16.30 Uhr

Teil 1: Dokumentation einer Restrukturierung

1. Ausgangssituation
– typische Probleme im Alltag
– die ersten Versuche

2. Der erste Schritt: Key-Parts-Liste
– der Anlass und die Gestaltung
– die positiven Nebenwirkungen

3. Der zweite Schritt: Material-Kategorie-Strategie
– Was ist eine gute/richtige Strategie?
– der Gestaltungsprozess

4. Der dritte Schritt: Supplier Management
– Was ist der richtige/angemessene Umfang und Inhalt?
– die Verantwortlichkeit und Gestaltung

Dienstag, 14. November 2023
9.00 bis 12.15 und 13.15 bis 16.30 Uhr

5. Ein Parallelschritt: Controlling-System
– die Zielsetzung, die Kennzahlen, der Umfang und der Aufwand
– ein Controlling-System mit 4 Report

Teil 2: Konsolidierung und neue Prozesse

6. Ein neuer Prozess für strategische Aktivitäten
– Entstehung eines neuen Prozesses für langfristige Aktivitäten im Einkauf
– Einbettung der einkaufsspezifischen Themen in den Prozess

7. Das Prozesshaus einer Einkaufsorganisation
– das Prozesshaus und das Management einer Einkaufsorganisation